Na niniejszej stronie Kladero udostępnia swoim Klientom informacje wymagane zgodnie z art. 26 rozporządzenia (UE) 2023/2854 („Data Act”) i zapewnia ich aktualność.
Poniższe informacje mają zastosowanie w zakresie, w jakim Kladero Platform lub możliwa do technicznego i umownego wyodrębnienia część usług świadczonych za jej pośrednictwem stanowi usługę przetwarzania danych w rozumieniu Data Act i podlega przepisom rozdziału VI Data Act. Usługa przetwarzania danych objęta daną zmianą dostawcy jest dalej określana jako „Usługa Przetwarzania Danych Objęta Zmianą Dostawcy”.
1. Procedury, metody i techniczne warunki ramowe zmiany dostawcy
1.1 Procedura inicjowania i przeprowadzania zmiany dostawcy
Punkt 19 dokumentu Regulamin Kladero Platform zawiera postanowienia umowne dotyczące praw i obowiązków związanych ze zmianą dostawcy, w tym mających zastosowanie terminów. Poniższe informacje uzupełniają te postanowienia o praktyczne informacje dotyczące przebiegu zmiany dostawcy, a jednocześnie służą wykonaniu obowiązków informacyjnych wynikających z art. 26 Data Act. W przypadku rozbieżności pierwszeństwo ma Regulamin Kladero Platform.
1.1.1 Krok 1 – Wniosek o zmianę dostawcy
Klient może zażądać przeprowadzenia zmiany dostawcy zgodnie z Data Act i Regulaminem Kladero Platform. Wniosek o zmianę dostawcy może zostać przekazany w formie tekstowej, na przykład pocztą elektroniczną na adres contact@kladero.com.
Zgodnie z Data Act Klient może
- 1) przejść na usługę przetwarzania danych innego dostawcy;
- 2) przenieść swoje dane eksportowalne i aktywa cyfrowe do własnej infrastruktury ICT; lub
- 3) zakończyć korzystanie z Usługi Przetwarzania Danych Objętej Zmianą Dostawcy i zlecić usunięcie swoich danych eksportowalnych oraz aktywów cyfrowych.
W przypadku przejścia do innego dostawcy Klient przekazuje Kladero informacje o dostawcy przejmującym, które są niezbędne do przeprowadzenia zmiany.
1.1.2 Krok 2 – Okres wypowiedzenia
Maksymalny okres wypowiedzenia poprzedzający rozpoczęcie zmiany dostawcy wynosi dwa miesiące, o ile dla Usługi Przetwarzania Danych Objętej Zmianą Dostawcy nie uzgodniono krótszego terminu.
Po upływie mającego zastosowanie okresu wypowiedzenia rozpoczyna się okres przejściowy.
1.1.3 Krok 3 – Okres przejściowy
Po upływie mającego zastosowanie okresu wypowiedzenia okres przejściowy co do zasady nie przekracza 30 dni kalendarzowych. W okresie przejściowym nadal mają zastosowanie postanowienia umowne dotyczące Usługi Przetwarzania Danych Objętej Zmianą Dostawcy.
Jeżeli przeprowadzenie zmiany dostawcy w ciągu 30-dniowego okresu przejściowego nie jest technicznie możliwe, Kladero informuje Klienta w terminie 14 dni roboczych od otrzymania wniosku o zmianę dostawcy o przyczynach oraz wskazuje alternatywny okres przejściowy, który nie przekracza siedmiu miesięcy.
Klient może jednokrotnie przedłużyć okres przejściowy o okres, który uzna za odpowiedni do własnych celów.
Kladero wspiera Klienta oraz upoważnione przez niego osoby trzecie w zmianie dostawcy w zakresie wymaganym prawem, dochowuje należytej staranności w celu utrzymania ciągłości świadczenia usług, informuje o znanych Kladero ryzykach dla nieprzerwanego świadczenia usług oraz zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa podczas przenoszenia danych i w okresie pobierania danych.
1.1.4 Krok 4 – Okres pobierania danych
Po upływie okresu przejściowego Kladero umożliwia Klientowi przez kolejne 30 dni kalendarzowych pobranie danych, które zgodnie z Data Act mają podlegać pobraniu.
Klient odpowiada za pełne pobranie udostępnionych danych w tym okresie pobierania danych albo za zapewnienie ich pobrania przez upoważnioną przez niego osobę trzecią.
Po upływie okresu pobierania danych Kladero całkowicie usuwa dane eksportowalne i aktywa cyfrowe, które zgodnie z Data Act podlegają usunięciu, pod warunkiem że zmiana dostawcy została pomyślnie zakończona i usunięciu nie stoją na przeszkodzie obowiązki wynikające z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa ani skutecznie uzgodnione dłuższe okresy przechowywania.
1.2 Dostępne metody zmiany dostawcy i przenoszenia danych
Eksport i przenoszenie danych eksportowalnych oraz aktywów cyfrowych odbywa się za pośrednictwem dedykowanego API eksportu Kladero.
Dostęp do API eksportu wymaga odrębnego tokenu dostępu. Kladero udostępnia go Klientowi lub upoważnionej przez niego osobie trzeciej po rozpoczęciu procesu zmiany dostawcy.
1.3 Struktury danych eksportowalnych
Jeżeli nie opublikowano odpowiednich wspólnych specyfikacji ani zharmonizowanych norm interoperacyjności, Kladero udostępnia dane eksportowalne w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie.
Dane ustrukturyzowane i treści tekstowe są udostępniane w formacie JSON. Przesłane pliki są eksportowane w ich odpowiednich oryginalnych formatach plików.
Zakres danych eksportowalnych oraz format ich udostępnienia określa poniższy Rejestr Internetowy.
1.4 Ograniczenia i restrykcje techniczne znane Kladero
Eksport i przenoszenie danych mogą podlegać ograniczeniom technicznym, w szczególności:
- 1) ograniczeniom liczby dozwolonych wywołań interfejsu w określonym czasie (limitom żądań);
- 2) podziałowi dużych wolumenów danych na kilka kolejnych częściowych pobrań;
- 3) ograniczeniom czasowym poszczególnych operacji pobierania oraz innym ograniczeniom technicznym środowiska hostingowego;
- 4) konieczności wykonania w systemie docelowym czynności mapowania, weryfikacji i czyszczenia danych;
- 5) uzależnieniu od współdziałania Klienta, na przykład poprzez przekazanie danych dostępowych, danych kontaktowych osób odpowiedzialnych za kwestie techniczne lub informacji o systemie docelowym;
- 6) okresowi ważności udostępnionych tokenów dostępu, których ponowne wydanie może być konieczne po upływie ich ważności;
- 7) planowanym oknom serwisowym lub innej czasowej niedostępności interfejsu;
- 8) zmianom danych dokonywanym przez Klienta lub jego użytkowników w trakcie trwającego eksportu;
- 9) różnicom w formatach, strukturach lub wersjach danych między Kladero Platform a systemem docelowym, które mogą wymagać dostosowania systemu docelowego;
- 10) ograniczonemu zakresowi i ograniczonej dostępności treści historycznych, już usuniętych lub nieprzechowywanych już w systemie;
- 11) różnicom w kodowaniu znaków lub formatach językowych, które mogą wymagać konwersji; oraz
- 12) innym uwarunkowaniom technicznym, których nie można było przewidzieć w chwili sporządzania niniejszego rejestru.
Szacowany czas trwania zmiany dostawcy: Czas trwania zmiany dostawcy zależy w szczególności od zakresu danych i aktywów cyfrowych podlegających przeniesieniu oraz od technicznych warunków ramowych danej zmiany. Orientacyjnie należy przyjąć okres od 2 do 4 tygodni.
2. Rejestr Internetowy
Dane eksportowalne i aktywa cyfrowe są udostępniane w formatach danych wskazanych poniżej. Dane ustrukturyzowane i treści tekstowe są dostępne w formacie JSON. Przesłane pliki są eksportowane w ich odpowiednich oryginalnych formatach plików.
| Kategoria danych | Format danych |
|---|---|
| Dane kont i profili Klienta oraz użytkowników, o ile są przypisane do Klienta, a ich przeniesienie jest prawnie dopuszczalne i niezbędne do zmiany dostawcy | JSON |
| Struktury organizacyjne, konfiguracje, Treści Klienta i Rezultaty Korzystania utworzone w ramach Usługi Przetwarzania Danych Objętej Zmianą Dostawcy, o ile są przypisane do Klienta lub mogą być przez niego ponownie wykorzystywane | Dane ustrukturyzowane i treści tekstowe jako JSON; przesłane pliki w ich odpowiednich oryginalnych formatach plików |
| Metadane wygenerowane bezpośrednio lub pośrednio w wyniku korzystania z Usługi Przetwarzania Danych Objętej Zmianą Dostawcy i niezbędne do przypisania, interpretacji lub dalszego wykorzystywania przeniesionych danych | JSON |
| Inne aktywa cyfrowe, w odniesieniu do których Klient, niezależnie od stosunku umownego z Kladero, posiada prawa do korzystania niezbędne do ich przeniesienia | W zależności od rodzaju danego aktywa cyfrowego |
Jeżeli zostaną opublikowane odpowiednie wspólne specyfikacje, zharmonizowane normy interoperacyjności lub otwarte specyfikacje interoperacyjności, Kladero odpowiednio zaktualizuje niniejszy Rejestr Internetowy.