Polityka prywatności dla kandydatów do pracy w Kladero

4.1 Wykonanie umowy

Przetwarzamy dane osobowe, gdy jest to niezbędne:

• do podjęcia działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy; lub
• do wykonania umowy, której są Państwo stroną.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO („Wykonanie Umowy”). Może ona mieć zastosowanie na przykład, gdy przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu przyjęcia i oceny aplikacji, sprawdzenia kwalifikacji i przydatności, komunikowania się podczas procesu rekrutacji lub podjęcia na Państwa żądanie kroków przed zawarciem z Kladero umowy o pracę, umowy stażowej lub innego stosunku umownego.

4.2 Zgoda

Przetwarzamy dane osobowe w określonych celach, gdy udzielili nam Państwo zgody.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO („Zgoda”). Może ona mieć zastosowanie na przykład, gdy wyrażą Państwo zgodę na zachowanie aplikacji w celu rozważenia jej przy przyszłych ofertach zatrudnienia, stażach, pracach dyplomowych lub innych możliwościach.

Mogą Państwo w dowolnym momencie wycofać zgodę ze skutkiem na przyszłość. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

4.3 Obowiązki prawne

Przetwarzamy dane osobowe, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Kladero.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO („Obowiązki Prawne”). Może ona mieć zastosowanie na przykład, gdy musimy przestrzegać przepisów o równym traktowaniu lub ochronie danych, odpowiadać właściwemu organowi publicznemu bądź wypełniać ustawowe obowiązki przechowywania dokumentacji.

4.4 Prawnie uzasadnione interesy

Przetwarzamy dane osobowe, gdy jest to niezbędne do celów wynikających z naszych Prawnie Uzasadnionych Interesów lub interesów osoby trzeciej, o ile nadrzędnego charakteru wobec tych interesów nie mają Państwa interesy, podstawowe prawa lub wolności.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO („Prawnie Uzasadnione Interesy”). W zależności od czynności przetwarzania realizowane interesy obejmują:

• przyjmowanie, zarządzanie i odpowiadanie na aplikacje oraz związaną z nimi korespondencję, gdy przetwarzanie nie opiera się na Wykonaniu Umowy;
• prowadzenie dokładnej i rzetelnej dokumentacji rekrutacyjnej, gdy jest ona potrzebna do celów odrębnych od decyzji rekrutacyjnej;
• ochronę naszych systemów, komunikacji i danych osobowych przed nadużyciami, oszustwami, nieuprawnionym dostępem, atakami oraz innymi zagrożeniami bezpieczeństwa;
• dokumentowanie zgód, ich wycofania, sprzeciwów, komunikacji i innych istotnych czynności;
• spełnianie wymagań dotyczących rozliczalności i dowodów; oraz
• ustalanie, dochodzenie lub obronę roszczeń prawnych.

Przed oparciem przetwarzania na Prawnie Uzasadnionych Interesach oceniamy odpowiednie interesy i uwzględniamy potencjalny wpływ przetwarzania na osoby, których ono dotyczy.

Jeżeli przetwarzamy dane osobowe na podstawie Prawnie Uzasadnionych Interesów, mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, zgodnie z opisem w sekcji 5.

5.1 Prawo dostępu

Zgodnie z art. 15 RODO mają Państwo prawo uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy dotyczące Państwa dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce — uzyskać dostęp do tych danych osobowych oraz informacji określonych w art. 15 RODO.

5.2 Prawo do sprostowania

Zgodnie z art. 16 RODO mają Państwo prawo żądać sprostowania dotyczących Państwa nieprawidłowych danych osobowych oraz uzupełnienia niekompletnych danych osobowych.

5.3 Prawo do usunięcia danych

Zgodnie z art. 17 RODO mają Państwo prawo żądać usunięcia dotyczących Państwa danych osobowych, jeżeli spełnione są mające zastosowanie wymogi prawne.

5.4 Prawo do ograniczenia przetwarzania

Zgodnie z art. 18 RODO mają Państwo prawo żądać ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych, jeżeli spełnione są mające zastosowanie wymogi prawne.

5.5 Prawo do przenoszenia danych

Zgodnie z art. 20 RODO, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany, mają Państwo prawo otrzymać dane osobowe, które dostarczyli nam Państwo, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz, jeżeli jest to technicznie możliwe, żądać bezpośredniego przesłania tych danych innemu administratorowi.

5.6 Prawo do sprzeciwu

Zgodnie z art. 21 RODO, jeżeli przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionych interesów, mają Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją. Jeżeli dane osobowe są przetwarzane do celów marketingu bezpośredniego, mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania, w tym związanego z nim profilowania.

5.7 Prawo do wycofania zgody

Zgodnie z art. 7 ust. 3 RODO, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie Państwa zgody, mogą Państwo w dowolnym momencie wycofać tę zgodę ze skutkiem na przyszłość. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5.8 Prawa dotyczące zautomatyzowanego podejmowania decyzji

Zgodnie z art. 22 RODO, w stosownych przypadkach mają Państwo prawo nie podlegać decyzji opierającej się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, która wywołuje wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływa, z zastrzeżeniem mających zastosowanie wyjątków prawnych i zabezpieczeń.

5.9 Prawo do wniesienia skargi

Zgodnie z art. 77 RODO mają Państwo prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych, w szczególności w państwie członkowskim Państwa zwykłego miejsca pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.

Organem nadzorczym właściwym dla Kladero jest Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), którego dane kontaktowe są dostępne pod adresem https://www.ldi.nrw.de.

6.1 Dane osobowe zbierane bezpośrednio od Państwa

Możemy zbierać następujące kategorie danych osobowych bezpośrednio od Państwa, gdy ubiegają się Państwo o możliwość współpracy z Kladero lub uczestniczą w procesie rekrutacji:

Nie prosimy o szczególne kategorie danych osobowych, w tym informacje o zdrowiu lub niepełnosprawności, chyba że jest to niezbędne i dopuszczalne na mocy obowiązującego prawa. Jeżeli dokumenty aplikacyjne lub inne przekazane przez Państwa informacje zawierają szczególne kategorie danych osobowych, przetwarzamy je tylko w niezbędnym zakresie oraz gdy przetwarzanie jest dozwolone na podstawie odpowiedniej podstawy prawnej z art. 6 RODO i przesłanki z art. 9 RODO.

6.2 Dane osobowe powstające w trakcie komunikacji i działań rekrutacyjnych

W trakcie komunikacji z Kandydatami do Pracy lub prowadzenia procesów rekrutacyjnych możemy tworzyć następujące kategorie danych osobowych:

6.3 Dane osobowe pozyskane od osób trzecich

W ograniczonych przypadkach możemy uzyskać Państwa dane osobowe od osób trzecich lub ze źródeł publicznie dostępnych.

Jeżeli otrzymujemy dane osobowe od osoby trzeciej i nie przekazaliśmy jeszcze odpowiednich informacji o prywatności, przekazujemy je w terminie wymaganym przez art. 14 RODO, chyba że zastosowanie ma odpowiedni wyjątek.

7.1 Proces aplikacyjny i rekrutacyjny

7.2 Rozpatrywanie przy przyszłych możliwościach

Gdy przetwarzanie opiera się na Zgodzie, wykorzystujemy odpowiednie informacje aplikacyjne wyłącznie do rozpatrywania przy przyszłych możliwościach zgodnie z Państwa zgodą. Przetwarzamy Rejestry Zgód w celu udokumentowania zgodności z obowiązującymi wymogami ochrony danych.

7.3 Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom

7.4 Żądania dotyczące ochrony danych

7.5 Spory i roszczenia prawne

7.6 Zgodność z przepisami ochrony danych i dokumentacja

9.1 Główne okresy przechowywania

Poniżej przedstawiono główne okresy przechowywania dotyczące czynności przetwarzania opisanych w niniejszej Polityce prywatności:

9.2 Przedłużone przechowywanie

Możemy przechowywać dane osobowe dłużej niż przez główne okresy przechowywania, jeżeli wymagają tego mające zastosowanie obowiązki przechowywania wynikające z prawa handlowego, podatkowego, rachunkowego lub innych przepisów, albo jeżeli przechowywanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.

O ile nie ma zastosowania inny termin przedawnienia, dokumentacja istotna dla potencjalnych roszczeń cywilnoprawnych może co do zasady być przechowywana do upływu zwykłego ustawowego terminu przedawnienia. Zgodnie z prawem niemieckim okres ten wynosi co do zasady trzy lata i zwykle rozpoczyna się z końcem roku kalendarzowego, w którym powstało dane roszczenie, a uprawniona do jego dochodzenia strona dowiedziała się lub powinna była dowiedzieć się o odpowiednich okolicznościach.

Dłuższe okresy mogą mieć zastosowanie, gdy postępowanie jest w toku, bieg terminu przedawnienia został zawieszony lub rozpoczął się na nowo, roszczenie zostało prawnie stwierdzone albo zastosowanie ma szczególny ustawowy okres przechowywania lub przedawnienia.

Gdy dane osobowe są przechowywane wyłącznie ze względu na ustawowy obowiązek lub roszczenia prawne, ograniczamy ich przetwarzanie do tych celów. W przedłużonym okresie nie będą wykorzystywane do rekrutacji, rozpatrywania przy przyszłych możliwościach ani innych zwykłych celów operacyjnych.

9.3 Usuwanie i anonimizacja

Po upływie mającego zastosowanie okresu przechowywania usuwamy dane osobowe lub nieodwracalnie je anonimizujemy, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane lub dozwolone przez mające zastosowanie prawo.

Usunięcie może nastąpić w ramach zaplanowanego procesu usuwania, a nie bezpośrednio po upływie odpowiedniego okresu przechowywania.

Dane osobowe zawarte w systemach kopii zapasowych mogą pozostawać przez ograniczony czas, dopóki odpowiednia kopia zapasowa nie zostanie nadpisana lub usunięta zgodnie z naszymi procedurami tworzenia kopii zapasowych. W tym okresie dane nie są wykorzystywane do zwykłych celów operacyjnych i są przywracane wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ciągłości działania, bezpieczeństwa lub odtwarzania po awarii.