1. Einleitung
Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie die Kladero GmbH (im Folgenden als „Kladero“, „wir“ oder „uns“ bezeichnet) personenbezogene Daten verarbeitet. Insbesondere verarbeiten wir personenbezogene Daten, die sich auf die folgenden Kategorien von Personen beziehen:
- Personen, die unsere Kunden vertreten oder für sie tätig sind (wobei „Kunde“ jede natürliche oder juristische Person bezeichnet, die mit Kladero einen Vertrag schließt, entweder als „Kladero-Produktkunde“, wenn der Vertrag den Zugang zu einem Kladero-Produkt betrifft, oder als „Kladero-Servicekunde“, wenn der Vertrag die Erbringung von Dienstleistungen durch Kladero betrifft), einschließlich Ansprechpartnern, bevollmächtigten Vertretern, Kontoadministratoren, Abrechnungskontakten und berechtigten Nutzern von Kladero-Produkten oder -Dienstleistungen (im Folgenden gemeinsam als „Kundenpersonal und Nutzer“ bezeichnet);
- Kunden, die natürliche Personen sind;
- Personen, die unsere Websites besuchen, uns kontaktieren, an unseren Veranstaltungen teilnehmen, mit unseren Mitteilungen oder Social-Media-Kanälen interagieren oder anderweitig Interesse an Kladero oder seinen Produkten oder Dienstleistungen bekunden (im Folgenden gemeinsam als „Interessenten“ bezeichnet);
- Personen, die ein Konto für die Kladero Plattform erstellen, auf sie zugreifen oder sie anderweitig nutzen, sei es im eigenen Namen oder im Namen einer anderen Person oder Organisation (im Folgenden gemeinsam als „Nutzer der Kladero Plattform“ bezeichnet);
- Personen, die unsere Lieferanten, Dienstleister, professionellen Berater, Kooperationspartner oder sonstigen Geschäftspartner vertreten oder für diese tätig sind (im Folgenden gemeinsam als „Personal von Lieferanten und Geschäftspartnern“ bezeichnet);
- Personen, die sich bei Kladero um eine Beschäftigung, ein Praktikum, eine studentische Abschlussarbeit oder ein anderes studentisches Projekt bewerben oder anderweitig an einem entsprechenden Auswahlverfahren teilnehmen (nachfolgend zusammenfassend „Bewerber“); und
- sonstige Personen, die in einem beruflichen oder geschäftlichen Kontext mit Kladero kommunizieren oder anderweitig interagieren (im Folgenden gemeinsam als „Sonstige Geschäftskontakte“ bezeichnet).
Diese Datenschutzerklärung gilt für Bewerber, wenn sie:
- sich bei Kladero um eine Beschäftigung, ein Praktikum, eine studentische Abschlussarbeit oder ein anderes studentisches Projekt bewerben, sei es aufgrund einer ausgeschriebenen Möglichkeit oder durch eine Initiativbewerbung;
- Kladero Bewerbungsunterlagen oder andere Informationen im Zusammenhang mit einer solchen Möglichkeit übermitteln;
- mit Kladero kommunizieren oder im Rahmen eines entsprechenden Auswahlverfahrens an Vorstellungsgesprächen, Beurteilungen oder anderen Aktivitäten teilnehmen; oder
- ihre personenbezogenen Daten von einer Personalvermittlung, einer Bildungseinrichtung, einem beruflichen Kontakt oder einem anderen Dritten im Zusammenhang mit einer solchen Möglichkeit an Kladero übermittelt werden.
Weitere Datenschutzerklärungen können gelten, wenn Sie in einer anderen Eigenschaft mit Kladero interagieren, etwa als Interessent, Kunde, Mitglied des Kundenpersonals oder Nutzer, Nutzer der Kladero Plattform, Mitglied des Personals von Lieferanten und Geschäftspartnern oder Sonstiger Geschäftskontakt. Für die Verarbeitung im Zusammenhang mit diesen Personengruppen wird diese Datenschutzerklärung durch die weiteren Datenschutzerklärungen ergänzt, die im Bereich „Datenschutz“ unseres Rechtszentrum aufgeführt sind.
Gilt für eine gesonderte Interaktion oder Verarbeitungstätigkeit eine andere Datenschutzerklärung, so ist diese für die betreffende Verarbeitung maßgeblich.
2. Für die Verarbeitung Verantwortlicher
Für die von dieser Datenschutzerklärung erfassten Verarbeitungstätigkeiten handelt Kladero als Verantwortlicher und bestimmt die Zwecke und Mittel der Verarbeitung. Die Kontaktdaten von Kladero lauten wie folgt:
- Unternehmen: Kladero GmbH
- Anschrift: Rüttenscheider Straße 120, 45131 Essen, Deutschland
- Geschäftsführer: Dr. Paul-Andrei Dragan, Sven Michael Smolka
- Telefon: +49 231 13751426
- E-Mail-Kontakt für Datenschutzanfragen: contact@kladero.com
3. Begriffsbestimmungen
Für die Zwecke dieser Datenschutzerklärung bezeichnet „personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Eine identifizierbare natürliche Person ist eine Person, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer, Standortdaten, einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen dieser Person. Personenbezogene Daten umfassen keine Informationen, die in einer Weise anonymisiert wurden, dass die betreffende Person nicht mehr identifizierbar ist.
Eine „betroffene Person“ ist die identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, auf die sich personenbezogene Daten beziehen.
„Verarbeitung“ bezeichnet jeden mit personenbezogenen Daten ausgeführten Vorgang, unabhängig davon, ob er mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren erfolgt, einschließlich des Erhebens, Erfassens, Ordnens, Strukturierens, Speicherns, Anpassens, Auslesens, Abfragens, Verwendens, Offenlegens, Einschränkens, Löschens oder Vernichtens personenbezogener Daten.
4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach Maßgabe der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) und anderer anwendbarer Datenschutzgesetze. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine anwendbare Rechtsgrundlage die Verarbeitung erlaubt. Die für die jeweilige Verarbeitungstätigkeit geltende Rechtsgrundlage ist im entsprechenden Abschnitt dieser Datenschutzerklärung angegeben.
4.1 Vertragserfüllung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit Folgendes erforderlich ist:
- um auf Ihre Anfrage hin vor Abschluss eines Vertrags Maßnahmen durchzuführen; oder
- um einen Vertrag zu erfüllen, dessen Partei Sie sind.
Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO („Vertragserfüllung“). Diese Rechtsgrundlage kann beispielsweise gelten, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Ihre Bewerbung entgegenzunehmen und zu prüfen, Ihre Qualifikationen und Eignung zu bewerten, während des Auswahlverfahrens mit Ihnen zu kommunizieren oder auf Ihren Wunsch Schritte vor dem Abschluss eines Beschäftigungs-, Praktikums- oder anderen Vertragsverhältnisses mit Kladero zu unternehmen.
4.2 Einwilligung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten für bestimmte Zwecke, wenn Sie hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben.
Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO („Einwilligung“). Diese Rechtsgrundlage kann beispielsweise gelten, wenn Sie einwilligen, dass wir Ihre Bewerbung für die Berücksichtigung bei künftigen Beschäftigungen, Praktika, studentischen Abschlussarbeiten oder anderen Möglichkeiten aufbewahren.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
4.3 Rechtliche Verpflichtungen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der Kladero unterliegt.
Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO („Rechtliche Verpflichtungen“). Sie kann beispielsweise gelten, wenn wir geltende Gleichbehandlungs- oder Datenschutzgesetze einhalten, einer zuständigen Behörde antworten oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen müssen.
4.4 Berechtigte Interessen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies für unsere Berechtigten Interessen oder die eines Dritten erforderlich ist, sofern Ihre Interessen, Grundrechte oder Grundfreiheiten diese Interessen nicht überwiegen.
Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO („Berechtigte Interessen“). Je nach Verarbeitungstätigkeit verfolgen wir folgende Interessen:
- Bewerbungen und damit zusammenhängende Mitteilungen entgegenzunehmen, zu verwalten und zu beantworten, soweit die Verarbeitung nicht auf Vertragserfüllung beruht;
- zutreffende und zuverlässige Unterlagen zu Auswahlverfahren aufzubewahren, soweit dies für Zwecke erforderlich ist, die von der Auswahlentscheidung unabhängig sind;
- unsere Systeme, Kommunikation und personenbezogenen Daten vor Missbrauch, Betrug, unbefugtem Zugriff, Angriffen und anderen Sicherheitsbedrohungen zu schützen;
- Einwilligungen, Widerrufe, Widersprüche, Mitteilungen und andere relevante Aktivitäten zu dokumentieren;
- Rechenschafts- und Nachweispflichten zu erfüllen; und
- Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.
Bevor wir uns auf Berechtigte Interessen stützen, bewerten wir die jeweiligen Interessen und berücksichtigen die möglichen Auswirkungen der Verarbeitung auf die betroffenen Personen.
Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage Berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Widerspruch einlegen, wie in Abschnitt 5 beschrieben.
5. Ihre Rechte
Vorbehaltlich der in den anwendbaren Datenschutzgesetzen vorgesehenen Voraussetzungen und Beschränkungen haben Sie hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die folgenden Rechte:
5.1 Auskunftsrecht
Nach Maßgabe von Artikel 15 DSGVO haben Sie das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten, und, sofern dies der Fall ist, Auskunft über diese personenbezogenen Daten und die in Artikel 15 DSGVO genannten Informationen zu erhalten.
5.2 Recht auf Berichtigung
Nach Maßgabe von Artikel 16 DSGVO haben Sie das Recht, die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
5.3 Recht auf Löschung
Nach Maßgabe von Artikel 17 DSGVO haben Sie das Recht, die Löschung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen, sofern die anwendbaren gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
5.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Nach Maßgabe von Artikel 18 DSGVO haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die anwendbaren gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
5.5 Recht auf Datenübertragbarkeit
Nach Maßgabe von Artikel 20 DSGVO haben Sie, soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt, das Recht, die personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und, soweit technisch machbar, deren direkte Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
5.6 Widerspruchsrecht
Nach Maßgabe von Artikel 21 DSGVO haben Sie, soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Werden personenbezogene Daten zum Zwecke der Direktwerbung verarbeitet, haben Sie jederzeit das Recht, Widerspruch gegen diese Verarbeitung einschließlich eines damit zusammenhängenden Profilings einzulegen.
5.7 Recht auf Widerruf der Einwilligung
Nach Maßgabe von Artikel 7 Absatz 3 DSGVO können Sie, soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
5.8 Rechte im Zusammenhang mit automatisierten Entscheidungen
Nach Maßgabe von Artikel 22 DSGVO haben Sie, soweit anwendbar, das Recht, keiner ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, vorbehaltlich der anwendbaren gesetzlichen Ausnahmen und Schutzmaßnahmen.
5.9 Recht auf Beschwerde
Nach Maßgabe von Artikel 77 DSGVO haben Sie das Recht, bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.
Die für Kladero zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW). Ihre Kontaktdaten sind unter https://www.ldi.nrw.de abrufbar.
6. Verarbeitete personenbezogene Daten
Abhängig davon, wie Sie mit uns interagieren, können wir die folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten.
6.1 Direkt bei Ihnen erhobene personenbezogene Daten
Wir können die folgenden Kategorien personenbezogener Daten direkt bei Ihnen erheben, wenn Sie sich für eine Möglichkeit bei Kladero bewerben oder anderweitig an einem Auswahlverfahren teilnehmen:
| Kategorie personenbezogener Daten | Beschreibung und Beispiele | Wann wir die Daten erheben |
|---|---|---|
| Identitätsdaten | Angaben zur Identifizierung oder Unterscheidung Ihrer Person, etwa Vorname, Nachname, Anrede, Titel oder eine andere persönliche Kennung. | Wenn Sie sich bei Kladero bewerben oder anderweitig am Auswahlverfahren teilnehmen. |
| Kontaktdaten | Angaben zur Kontaktaufnahme, insbesondere Ihre E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Telefonnummer oder Postanschrift. | Wenn Sie eine Bewerbung einreichen oder während des Auswahlverfahrens Kontaktdaten angeben. |
| Berufs- und Qualifikationsdaten | Angaben zu Ihrer Ausbildung, Fortbildung, Berufserfahrung, Ihren Qualifikationen, Fähigkeiten, Zertifikaten, wissenschaftlichen Arbeiten sowie einschlägigen beruflichen oder akademischen Leistungen. | Wenn Sie einen Lebenslauf, Zeugnisse, Studiennachweise, Arbeitsproben oder weitere Informationen über Ihre Qualifikationen bereitstellen. |
| Bewerbungsdaten | Angaben zu Ihrer Bewerbung, etwa die angestrebte Tätigkeit oder Möglichkeit, Anschreiben, Lebenslauf und weitere eingereichte Bewerbungsunterlagen, Gehaltsvorstellungen, möglicher Eintrittstermin, Verfügbarkeit und Bewerbungsstatus. | Wenn Sie eine Bewerbung für eine Beschäftigung, ein Praktikum, eine studentische Abschlussarbeit oder ein anderes studentisches Projekt einreichen oder aktualisieren. |
| Bewerbungs- und Korrespondenzdaten | Inhalt und Zusammenhang Ihrer Kommunikation mit Kladero im Rahmen einer Bewerbung, einschließlich E-Mails, Fragen, Antworten, Anhängen und bisherigem Schriftverkehr. | Wenn Sie mit Kladero über eine Bewerbung oder ein Auswahlverfahren kommunizieren. |
| Termin- und Planungsdaten | Angaben zur Planung oder Verwaltung von Terminen, etwa Ihre Verfügbarkeit, bevorzugtes Datum und Uhrzeit, Zeitzone, Besprechungsformat, Terminwahl sowie Absagen oder Terminänderungen. | Wenn Sie ein Vorstellungsgespräch oder ein anderes Treffen im Rahmen des Auswahlverfahrens vereinbaren, verschieben oder absagen. |
| Kommunikationspräferenzdaten | Angaben dazu, wie Sie mit uns kommunizieren möchten, etwa bevorzugte Sprache, Kommunikationskanal und barrierefreiheitsbezogene Kommunikationspräferenzen. | Wenn Sie während eines Auswahlverfahrens Kommunikationspräferenzen angeben oder ändern. |
| Einwilligungsnachweise | Nachweise über Erteilung, Bestätigung, Widerruf oder Verweigerung einer Einwilligung, einschließlich des angezeigten Wortlauts und der Datenschutzinformationen, Erhebungsmethode, Zeitstempel, Bestätigungsstatus und zugehöriger technischer Aufzeichnungen. | Wenn Sie eine Einwilligung erteilen oder widerrufen, insbesondere zur Berücksichtigung bei künftigen Möglichkeiten. |
| Daten zu Betroffenenanfragen und Datenschutz-Compliance | Angaben zu datenschutzrechtlichen Anfragen, etwa Art und Inhalt der Anfrage, zugehörige Korrespondenz, Angaben zur Identitätsprüfung, Aufzeichnungen über unsere Prüfung und Antwort sowie daraus folgende Einschränkungen oder Widersprüche. | Wenn Sie ein Recht hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten ausüben möchten, eine Datenschutzbeschwerde einreichen oder sich anderweitig zum Datenschutz an uns wenden. |
| Daten zu Bedingungen, Hinweisen und Bestätigungen | Aufzeichnungen über Ihnen vorgelegte Bedingungen, Datenschutzinformationen, Hinweise, Richtlinien, Erklärungen oder andere rechtliche Informationen sowie deren Annahme oder Bestätigung, einschließlich Version, Datum, Uhrzeit, Methode und zugehöriger technischer Aufzeichnungen. | Wenn wir rechtliche Informationen bereitstellen oder Sie um Annahme oder Bestätigung eines Hinweises oder einer Erklärung bitten. |
| Sonstige von Ihnen bereitgestellte Daten | Weitere personenbezogene Daten, die Sie freiwillig übermitteln und die keiner der vorstehenden Kategorien zugeordnet sind, etwa Daten in Freitextfeldern, Anhängen oder anderen an Kladero übermittelten Materialien. | Wenn Sie im Zusammenhang mit einer Bewerbung freiwillig zusätzliche Informationen bereitstellen. |
Wir fordern keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, einschließlich Angaben zur Gesundheit oder Behinderung, an, es sei denn, dies ist erforderlich und gesetzlich zulässig. Enthalten Ihre Bewerbungsunterlagen oder sonstigen von Ihnen bereitgestellten Informationen besondere Kategorien personenbezogener Daten, verarbeiten wir diese nur im erforderlichen Umfang und sofern eine anwendbare Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO und eine Voraussetzung nach Artikel 9 DSGVO die Verarbeitung erlauben.
6.2 Personenbezogene Daten, die durch unsere Kommunikation und unsere Bewerbungsverfahren entstehen
Bei der Kommunikation mit Bewerbern oder der Durchführung von Auswahlverfahren können wir folgende Kategorien personenbezogener Daten erzeugen:
| Kategorie personenbezogener Daten | Beschreibung und Beispiele | Wann wir die Daten erzeugen |
|---|---|---|
| Kommunikationszustellungs- und Statusdaten | Technische Angaben und Statusinformationen zur Kommunikation, etwa der Zustellstatus von E-Mails, Informationen über Unzustellbarkeit, fehlgeschlagene Zustellversuche und die erfolgreiche Zustellung einer Mitteilung. | Wenn wir bewerbungsbezogene Mitteilungen versenden oder deren Versand versuchen. |
| Auswahl- und Beurteilungsdaten | Im Auswahlverfahren erzeugte Informationen, etwa Gesprächsnotizen, Beurteilungen, Ergebnisse von Eignungsprüfungen, interne Rückmeldungen, Auswahlentscheidungen und deren Gründe. | Wenn Kladero eine Bewerbung prüft, ein Gespräch oder eine Eignungsprüfung durchführt, die Eignung bewertet oder eine Auswahlentscheidung trifft. |
| Sicherheitsereignis- und Missbrauchspräventionsdaten | Angaben zu tatsächlichen oder vermuteten Sicherheitsvorfällen oder Missbrauch, etwa verdächtige E-Mails oder Anhänge, versuchte unbefugte Zugriffe und Aufzeichnungen über Sicherheitsuntersuchungen oder Abhilfemaßnahmen. | Wenn unsere Systeme mutmaßlichen Missbrauch oder Sicherheitsbedrohungen für bewerbungsbezogene Informationen erkennen, bewerten, verhindern, untersuchen oder darauf reagieren. |
6.3 Von Dritten erhaltene personenbezogene Daten
In begrenzten Fällen erhalten wir personenbezogene Daten über Sie von Dritten oder aus öffentlich zugänglichen Quellen.
Erhalten wir personenbezogene Daten von Dritten und haben Ihnen die entsprechenden Datenschutzinformationen noch nicht bereitgestellt, informieren wir Sie innerhalb der nach Artikel 14 DSGVO vorgeschriebenen Frist, sofern keine anwendbare Ausnahme besteht.
6.3.1 Personalvermittlungen und berufliche Kontakte
Wenn eine Personalvermittlung oder ein beruflicher Kontakt Sie vorstellt oder in Ihrem Namen eine Bewerbung einreicht, können wir Ihre Identitätsdaten, Kontaktdaten, Berufs- und Qualifikationsdaten sowie Bewerbungsdaten erhalten.
6.3.2 Universitäten und Bildungseinrichtungen
Wenn eine Bildungseinrichtung Sie an Kladero vermittelt oder Angaben zu einer studentischen Möglichkeit bereitstellt, können wir Ihre Identitätsdaten, Kontaktdaten, Berufs- und Qualifikationsdaten sowie Bewerbungsdaten erhalten.
6.3.3 Berufliche Netzwerkplattformen
Wenn wir im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung berufliche Informationen prüfen, die auf einer beruflichen Netzwerkplattform verfügbar sind, können wir Ihre Identitätsdaten, Kontaktdaten und Berufs- und Qualifikationsdaten erhalten.
6.3.4 Referenzen
Wenn wir im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung Referenzen einholen, können wir Berufs- und Qualifikationsdaten sowie Bewerbungs- und Korrespondenzdaten zu der Referenz erhalten.
7. Verarbeitungstätigkeiten
Die folgenden Abschnitte beschreiben die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen einzelner Bewerbungs- und Auswahlaktivitäten.
Für jede Aktivität erläutern wir den Umfang der Verarbeitung, die verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten, die Zwecke und die anwendbare Rechtsgrundlage. Soweit relevant, erläutern wir auch Ihre Wahlmöglichkeiten.
7.1 Bewerbungs- und Auswahlverfahren
7.1.1 Umfang
Dieser Abschnitt gilt, wenn wir Bewerbungen für Beschäftigungen, Praktika, studentische Abschlussarbeiten oder andere studentische Projekte einschließlich Initiativbewerbungen entgegennehmen, prüfen, bewerten und darüber entscheiden sowie Vorstellungsgespräche und andere Beurteilungen durchführen.
7.1.2 Verarbeitete personenbezogene Daten, Zwecke und Rechtsgrundlage
| Verarbeitete personenbezogene Daten | Zweck der Verarbeitung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Identitätsdaten | Um Sie zu identifizieren und Ihre Bewerbung dem betreffenden Auswahlverfahren zuzuordnen | Vertragserfüllung |
| Kontaktdaten | Um mit Ihnen über Ihre Bewerbung und das Ergebnis des Auswahlverfahrens zu kommunizieren | Vertragserfüllung |
| Bewerbungsdaten | Um Ihre Bewerbung für die betreffende Möglichkeit entgegenzunehmen, zu verwalten und zu prüfen | Vertragserfüllung |
| Berufs- und Qualifikationsdaten | Um Ihre Erfahrung, Qualifikationen und Eignung für die betreffende Möglichkeit zu bewerten | Vertragserfüllung |
| Bewerbungs- und Korrespondenzdaten | Um Ihre Fragen zu beantworten und während des Auswahlverfahrens mit Ihnen zu kommunizieren | Vertragserfüllung |
| Termin- und Planungsdaten | Um Vorstellungsgespräche und andere auswahlbezogene Besprechungen zu organisieren und durchzuführen | Vertragserfüllung |
| Kommunikationspräferenzdaten | Um Ihre angegebenen Kommunikationspräferenzen während des Auswahlverfahrens zu berücksichtigen | Vertragserfüllung |
| Auswahl- und Beurteilungsdaten | Um Bewerber zu beurteilen, Bewertungen zu dokumentieren und zu entscheiden, ob die betreffende Möglichkeit angeboten wird | Vertragserfüllung |
| Sonstige von Ihnen bereitgestellte Daten | Um von Ihnen zusätzlich bereitgestellte Informationen zu berücksichtigen, soweit diese für das Auswahlverfahren relevant sind | Vertragserfüllung |
Soweit sich die Verarbeitung auf Vertragserfüllung stützt, ist sie erforderlich, um Ihre Bewerbung zu bewerten und auf Ihren Wunsch Schritte vor dem möglichen Abschluss eines Vertragsverhältnisses mit Kladero zu unternehmen.
7.1.3 Ihre Wahlmöglichkeiten
Sie müssen die Informationen bereitstellen, die erforderlich sind, um Sie zu identifizieren, zu kontaktieren und Ihre Bewerbung zu beurteilen. Ohne diese Angaben können wir Ihre Bewerbung möglicherweise nicht berücksichtigen. Zusätzliche Informationen, die für das Auswahlverfahren nicht erforderlich sind, sind freiwillig.
7.2 Berücksichtigung bei künftigen Möglichkeiten
7.2.1 Umfang
Dieser Abschnitt gilt nur, wenn Sie gesondert darin einwilligen, dass wir Ihre Bewerbung über das ursprüngliche Auswahlverfahren hinaus für künftige Beschäftigungen, Praktika, studentische Abschlussarbeiten oder andere studentische Projekte aufbewahren und berücksichtigen.
7.2.2 Verarbeitete personenbezogene Daten, Zwecke und Rechtsgrundlage
| Verarbeitete personenbezogene Daten | Zweck der Verarbeitung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Kontaktdaten | Um Sie hinsichtlich geeigneter künftiger Beschäftigungen, Praktika, studentischer Abschlussarbeiten oder anderer studentischer Projekte zu kontaktieren | Einwilligung |
| Bewerbungsdaten | Um Ihre Bewerbung für geeignete künftige Möglichkeiten aufzubewahren und erneut zu prüfen | Einwilligung |
| Berufs- und Qualifikationsdaten | Um zu prüfen, ob Ihre Qualifikationen zu einer künftigen Möglichkeit passen | Einwilligung |
| Auswahl- und Beurteilungsdaten | Um frühere Beurteilungen aus Bewerbungsverfahren bei der Prüfung Ihrer Eignung für künftige Möglichkeiten zu berücksichtigen | Einwilligung |
| Einwilligungsnachweise | Um Ihre Einwilligung und einen möglichen Widerruf zu dokumentieren | Rechtliche Verpflichtungen |
Soweit die Verarbeitung auf Einwilligung beruht, verwenden wir die betreffenden Bewerbungsinformationen ausschließlich zur Berücksichtigung bei künftigen Möglichkeiten gemäß Ihrer Einwilligung. Wir verarbeiten Einwilligungsnachweise, um die Einhaltung der anwendbaren Datenschutzanforderungen zu dokumentieren.
7.2.3 Ihre Wahlmöglichkeiten
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns über die in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Datenschutzkontaktdaten kontaktieren. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der zuvor erfolgten Verarbeitung.
7.3 Sicherheit und Missbrauchsprävention
7.3.1 Umfang
Dieser Abschnitt gilt, wenn wir personenbezogene Daten verarbeiten, um bewerbungsbezogene Kommunikation, Dokumente, Systeme sowie gespeicherte Bewerbungsdaten und sonstige bewerbungsbezogene personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Missbrauch, Betrug, Angriffen und anderen Sicherheitsbedrohungen zu schützen.
7.3.2 Verarbeitete personenbezogene Daten, Zwecke und Rechtsgrundlage
| Verarbeitete personenbezogene Daten | Zweck der Verarbeitung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Sicherheitsereignis- und Missbrauchspräventionsdaten | Um mutmaßlichen Missbrauch oder Sicherheitsvorfälle im Zusammenhang mit bewerbungsbezogenen personenbezogenen Daten zu erkennen, zu untersuchen und darauf zu reagieren | Berechtigte Interessen |
| Kommunikationszustellungs- und Statusdaten | Um fehlgeschlagene bewerbungsbezogene Mitteilungen zu erkennen und zuverlässige Zustellnachweise zu führen | Berechtigte Interessen |
Unsere Berechtigten Interessen bestehen darin, bewerbungsbezogene personenbezogene Daten zu schützen, eine zuverlässige Kommunikation im Bewerbungsverfahren sicherzustellen sowie Sicherheitsbedrohungen zu untersuchen und darauf zu reagieren.
7.4 Datenschutzanfragen
7.4.1 Umfang
Dieser Abschnitt gilt, wenn Sie Kladero kontaktieren, um Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten auszuüben oder eine andere datenschutzbezogene Anfrage zu stellen.
7.4.2 Verarbeitete personenbezogene Daten, Zwecke und Rechtsgrundlage
| Verarbeitete personenbezogene Daten | Zweck der Verarbeitung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Identitätsdaten | Um Sie zu identifizieren und Ihre Identität erforderlichenfalls zu überprüfen | Rechtliche Verpflichtungen |
| Kontaktdaten | Um mit Ihnen über Ihre Anfrage zu kommunizieren | Rechtliche Verpflichtungen |
| Daten zu Betroffenenanfragen und Datenschutz-Compliance | Um Ihre Anfrage zu prüfen, zu bearbeiten, zu beantworten und zu dokumentieren | Rechtliche Verpflichtungen |
Soweit die Verarbeitung auf Rechtlichen Verpflichtungen beruht, ist sie erforderlich, um Anfragen nach geltendem Datenschutzrecht entgegenzunehmen, zu prüfen und zu beantworten, die Identität der anfragenden Person erforderlichenfalls zu überprüfen und die Bearbeitung der Anfrage zu dokumentieren.
7.4.3 Ihre Wahlmöglichkeiten
Sie müssen die Informationen bereitstellen, die erforderlich sind, um Sie zu identifizieren, Ihre Identität gegebenenfalls zu überprüfen und den Gegenstand Ihrer Anfrage zu verstehen. Fehlen diese Informationen, können wir Ihre Anfrage möglicherweise nicht bearbeiten oder beantworten.
7.5 Streitigkeiten und Rechtsansprüche
7.5.1 Umfang
Dieser Abschnitt gilt, wenn zwischen Ihnen und Kladero eine Streitigkeit entsteht oder personenbezogene Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.
7.5.2 Verarbeitete personenbezogene Daten, Zwecke und Rechtsgrundlage
| Verarbeitete personenbezogene Daten | Zweck der Verarbeitung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Identitätsdaten | Um die an der Streitigkeit oder dem Rechtsanspruch beteiligten Personen zu identifizieren | Berechtigte Interessen |
| Kontaktdaten | Um mit Ihnen und anderen relevanten Personen über die Streitigkeit oder den Rechtsanspruch zu kommunizieren | Berechtigte Interessen |
| Bewerbungsdaten | Um Gegenstand und Umstände einer bewerbungsbezogenen Streitigkeit oder eines Rechtsanspruchs festzustellen | Berechtigte Interessen |
| Berufs- und Qualifikationsdaten | Um Beweise zu den strittigen Qualifikationen oder zur Eignung zu beurteilen | Berechtigte Interessen |
| Auswahl- und Beurteilungsdaten | Um Auswahlentscheidungen zu untersuchen und relevante Beweise aufzubewahren | Berechtigte Interessen |
| Bewerbungs- und Korrespondenzdaten | Um die Standpunkte der Beteiligten zu bewerten und die Bearbeitung der Streitigkeit zu dokumentieren | Berechtigte Interessen |
| Daten zu Bedingungen, Hinweisen und Bestätigungen | Um festzustellen, welche Hinweise oder Erklärungen vorgelegt oder bestätigt wurden | Berechtigte Interessen |
| Sicherheitsereignis- und Missbrauchspräventionsdaten | Um sicherheitsbezogene Umstände zu untersuchen und gegebenenfalls relevante Beweise aufzubewahren | Berechtigte Interessen |
Unsere Berechtigten Interessen bestehen darin, Streitigkeiten zu untersuchen und beizulegen, die rechtlichen Interessen von Kladero zu schützen, relevante Beweise aufzubewahren und Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.
7.6 Datenschutz-Compliance und Dokumentation
7.6.1 Umfang
Dieser Abschnitt gilt, wenn wir Informationen aufbewahren oder anderweitig verarbeiten, um geltendes Datenschutzrecht einzuhalten und die Einhaltung nachzuweisen.
7.6.2 Verarbeitete personenbezogene Daten, Zwecke und Rechtsgrundlage
| Verarbeitete personenbezogene Daten | Zweck der Verarbeitung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Einwilligungsnachweise | Um nachzuweisen, dass eine erforderliche Einwilligung eingeholt und ein späterer Widerruf beachtet wurde | Rechtliche Verpflichtungen |
| Daten zu Betroffenenanfragen und Datenschutz-Compliance | Um die Bearbeitung von Datenschutzanfragen zu dokumentieren und die Einhaltung der geltenden Anforderungen nachzuweisen | Rechtliche Verpflichtungen |
| Identitätsdaten | Um eine Identitätsprüfung im Zusammenhang mit einer Datenschutzanfrage zu dokumentieren | Rechtliche Verpflichtungen |
| Daten zu Bedingungen, Hinweisen und Bestätigungen | Um die Bewerbern bereitgestellten Datenschutzinformationen und entsprechende Bestätigungen zu dokumentieren | Rechtliche Verpflichtungen |
| Daten zu Betroffenenanfragen und Datenschutz-Compliance | Um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen und gegebenenfalls auf Anfragen oder Verfahren von Aufsichtsbehörden zu reagieren | Berechtigte Interessen |
Unsere Berechtigten Interessen bestehen darin, Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben und zu verteidigen sowie die Rechtmäßigkeit unserer Verarbeitung nachzuweisen, soweit dies nicht bereits aufgrund einer besonderen rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.
8. Empfänger personenbezogener Daten
Wir legen personenbezogene Daten nur offen, soweit dies für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Wir verkaufen oder handeln nicht mit personenbezogenen Daten.
Je nach Verarbeitungstätigkeit können personenbezogene Daten folgenden Empfängern offengelegt werden:
- befugten Mitarbeitern und sonstigem Personal von Kladero, die für ihre Aufgaben Zugriff auf die personenbezogenen Daten benötigen;
- professionellen Beratern, einschließlich Rechtsanwälten, Steuerberatern, Buchhaltern und Wirtschaftsprüfern;
- Behörden, Gerichten und anderen öffentlichen Stellen, soweit die Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben oder erlaubt ist; und
- sonstigen Empfängern, wenn Sie die Offenlegung ausdrücklich genehmigt haben oder sie anderweitig gesetzlich vorgeschrieben oder erlaubt ist.
Wir beauftragen außerdem Dienstleister, die personenbezogene Daten im Zusammenhang mit unseren Bewerbungs- und Auswahlverfahren sowie der zugehörigen Kommunikation verarbeiten. Unsere wichtigsten Dienstleister sind nachstehend aufgeführt:
| Kategorie des Dienstleisters | Dienstleister | Hauptverarbeitungsort |
|---|---|---|
| Hosting- und Speicherinfrastruktur | Hetzner Online GmbH | Europäische Union |
| Geschäftliche E-Mail und zugehörige Geschäftsanwendungen | Unternehmen der Zoho-Gruppe | Europäische Union und in begrenzten Fällen andere Länder |
9. Aufbewahrung und Löschung personenbezogener Daten
Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie dies für die Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden, es sei denn, eine weitere Aufbewahrung ist nach anwendbarem Recht erforderlich oder zulässig.
Die anwendbare Aufbewahrungsfrist hängt von der Art der personenbezogenen Daten, dem jeweiligen Verarbeitungszweck und etwaigen anwendbaren gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Verjährungsfristen ab.
9.1 Wesentliche Aufbewahrungsfristen
Die wesentlichen Aufbewahrungsfristen für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Verarbeitungstätigkeiten sind nachstehend aufgeführt:
| Aufbewahrungsfrist | Personenbezogene Daten und Verarbeitungskontext |
|---|---|
| Bis zum Abschluss des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens | Bewerbungsdaten, Berufs- und Qualifikationsdaten, Bewerbungs- und Korrespondenzdaten, Termin- und Planungsdaten sowie Auswahl- und Beurteilungsdaten, die für das Auswahlverfahren erforderlich sind |
| In der Regel bis zu sechs Monate nach der Absage oder dem Abschluss des Auswahlverfahrens | Bewerbungsdaten, Berufs- und Qualifikationsdaten, Bewerbungs- und Korrespondenzdaten sowie Auswahl- und Beurteilungsdaten erfolgloser Bewerber, soweit zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich |
| Bis zu zwölf Monate nach Erteilung der Einwilligung oder bis zum Widerruf, je nachdem, was zuerst eintritt | Kontaktdaten, Bewerbungsdaten, Berufs- und Qualifikationsdaten sowie Auswahl- und Beurteilungsdaten, die mit Einwilligung zur Berücksichtigung bei künftigen Möglichkeiten aufbewahrt werden |
| Für die nach den auf das anschließende Verhältnis anwendbaren Datenschutz- und Aufbewahrungsregeln erforderliche Dauer | Bewerbungsdaten und Berufs- und Qualifikationsdaten erfolgreicher Bewerber, soweit sie für das anschließende Beschäftigungs-, Praktikums-, Abschlussarbeits- oder Projektverhältnis erforderlich sind |
| In der Regel drei Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die betreffende Tätigkeit endete, soweit zur Dokumentation der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich | Einwilligungsnachweise, Daten zu Bedingungen, Hinweisen und Bestätigungen, Daten zu Betroffenenanfragen und Datenschutz-Compliance, |
| Bis der betreffende Sicherheitsvorfall untersucht und behoben wurde sowie erforderlichenfalls für einen zusätzlichen Zeitraum zur Compliance-Dokumentation oder für Rechtsansprüche | Sicherheitsereignis- und Missbrauchspräventionsdaten |
9.2 Verlängerte Aufbewahrung
Wir können personenbezogene Daten über die wesentlichen Aufbewahrungsfristen hinaus aufbewahren, soweit dies aufgrund handels-, steuer-, buchhaltungs- oder anderer gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist oder um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.
Sofern keine andere Verjährungsfrist gilt, dürfen Unterlagen, die für mögliche zivilrechtliche Ansprüche relevant sind, grundsätzlich bis zum Ablauf der regelmäßigen gesetzlichen Verjährungsfrist aufbewahrt werden. Nach deutschem Recht beträgt diese regelmäßig drei Jahre und beginnt normalerweise mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der betreffende Anspruch entstanden ist und der Anspruchsberechtigte Kenntnis von den maßgeblichen Umständen erlangt hat oder hätte erlangen müssen.
Längere Fristen können gelten, wenn Verfahren anhängig sind, eine Verjährungsfrist gehemmt wurde oder neu begonnen hat, ein Anspruch rechtskräftig festgestellt wurde oder eine besondere gesetzliche Aufbewahrungs- oder Verjährungsfrist gilt.
Werden personenbezogene Daten ausschließlich aufgrund einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht oder für Rechtsansprüche aufbewahrt, beschränken wir ihre Verarbeitung auf diese Zwecke. Während der verlängerten Aufbewahrungsfrist werden sie nicht für Bewerbungsverfahren, die Berücksichtigung bei künftigen Möglichkeiten oder andere gewöhnliche betriebliche Zwecke verwendet.
9.3 Löschung und Anonymisierung
Nach Ablauf der anwendbaren Aufbewahrungsfrist löschen oder anonymisieren wir die personenbezogenen Daten irreversibel, sofern eine weitere Speicherung nicht nach anwendbarem Recht erforderlich oder zulässig ist.
Die Löschung kann im Rahmen eines planmäßigen Löschverfahrens erfolgen und muss nicht unmittelbar mit Ablauf der betreffenden Aufbewahrungsfrist stattfinden.
In Backup-Systemen enthaltene personenbezogene Daten können für einen begrenzten Zeitraum verbleiben, bis das betreffende Backup nach Maßgabe unserer Backup-Verfahren überschrieben oder gelöscht wird. Während dieses Zeitraums werden die Daten nicht für gewöhnliche betriebliche Zwecke verwendet und nur wiederhergestellt, soweit dies für Geschäftskontinuität, Sicherheit oder Notfallwiederherstellung erforderlich ist.
10. Automatisierte Entscheidungsfindung
Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, im Sinne von Artikel 22 DSGVO.
11. Internationale Datenübermittlungen
Die primäre Hosting-Infrastruktur von Kladero befindet sich innerhalb der Europäischen Union. Einige unserer Dienstleister können personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeiten.
Werden personenbezogene Daten in ein Land übermittelt, für das die Europäische Kommission einen Angemessenheitsbeschluss erlassen hat, stützen wir uns auf diesen Angemessenheitsbeschluss. Besteht kein anwendbarer Angemessenheitsbeschluss, verwenden wir geeignete Garantien nach Maßgabe von Artikel 46 DSGVO, insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.
Weitere Informationen zu den für eine bestimmte Übermittlung geltenden Garantien, einschließlich dazu, wie eine Kopie der betreffenden Garantien erhalten werden kann, können über die in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten bei uns angefordert werden.
12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung ändern, um Änderungen des anwendbaren Rechts, unserer Dienstleistungen oder unserer Verarbeitungstätigkeiten Rechnung zu tragen.
Die aktuelle Fassung dieser Datenschutzerklärung ist auf unserer Website verfügbar. Soweit eine Änderung die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder Ihre Rechte wesentlich betrifft, informieren wir Sie, bevor die Änderung wirksam wird. Soweit eine Änderung Ihre Einwilligung erfordert, holen wir Ihre Einwilligung ein, bevor wir die betreffende Verarbeitung durchführen.
13. Informationen über Minderjährige
Unsere Websites, Produkte und Dienstleistungen richten sich an Personen ab 18 Jahren und nicht an Minderjährige.
Wir erheben nicht wissentlich personenbezogene Daten von Personen unter 18 Jahren. Wenn wir feststellen, dass wir personenbezogene Daten eines Minderjährigen erhoben haben, ergreifen wir angemessene Maßnahmen zu deren Löschung, sofern wir nicht gesetzlich zu ihrer Aufbewahrung verpflichtet oder anderweitig dazu berechtigt sind.
Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir personenbezogene Daten einer Person unter 18 Jahren erhoben haben könnten, kontaktieren Sie uns bitte über die in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Datenschutz-Kontaktdaten.
14. Sprache
Diese Datenschutzerklärung kann in mehreren Sprachen bereitgestellt werden. Im Falle von Abweichungen zwischen der englischen Fassung und einer übersetzten Fassung geht die englische Fassung vor.