Pe această pagină, Kladero pune la dispoziția Clienților săi informațiile necesare în temeiul articolului 26 din Regulamentul (UE) 2023/2854 („Data Act”) și le menține actualizate.
Următoarele informații se aplică în măsura în care Kladero Platform sau o parte a serviciilor furnizate prin aceasta, care poate fi delimitată din punct de vedere tehnic și contractual, constituie un serviciu de prelucrare a datelor în sensul Data Act și intră sub incidența dispozițiilor capitolului VI din Data Act. Serviciul de prelucrare a datelor vizat de respectiva trecere la alt furnizor este denumit în continuare „Serviciul de Prelucrare a Datelor Vizat de Trecerea la Alt Furnizor”.
1. Proceduri, metode și condiții-cadru tehnice pentru trecerea la alt furnizor
1.1 Procedura de inițiere și realizare a trecerii la alt furnizor
Clauza 19 din documentul Termeni și condiții pentru Kladero Platform conține dispozițiile contractuale privind drepturile și obligațiile legate de trecerea la alt furnizor, inclusiv termenele aplicabile. Informațiile de mai jos completează aceste dispoziții cu informații practice privind desfășurarea trecerii la alt furnizor și servesc totodată la îndeplinirea obligațiilor de informare prevăzute la articolul 26 din Data Act. În caz de neconcordanță, documentul Termeni și condiții pentru Kladero Platform prevalează.
1.1.1 Pasul 1 – Cerere de trecere la alt furnizor
Clientul poate solicita efectuarea unei treceri la alt furnizor în conformitate cu Data Act și cu Termeni și condiții pentru Kladero Platform. Cererea de trecere la alt furnizor poate fi transmisă în formă textuală, de exemplu prin e-mail la contact@kladero.com.
În conformitate cu Data Act, Clientul poate
- 1) trece la un serviciu de prelucrare a datelor al unui alt furnizor;
- 2) transfera datele sale exportabile și activele digitale pe propria infrastructură TIC; sau
- 3) înceta utilizarea Serviciului de Prelucrare a Datelor Vizat de Trecerea la Alt Furnizor și solicita ștergerea datelor sale exportabile și a activelor digitale.
În cazul trecerii la un alt furnizor, Clientul furnizează Kladero informațiile privind furnizorul care preia serviciul, necesare pentru efectuarea trecerii.
1.1.2 Pasul 2 – Perioadă de preaviz
Perioada maximă de preaviz pentru inițierea trecerii la alt furnizor este de două luni, cu excepția cazului în care pentru Serviciul de Prelucrare a Datelor Vizat de Trecerea la Alt Furnizor a fost convenit un termen mai scurt.
După expirarea perioadei de preaviz aplicabile începe perioada de tranziție.
1.1.3 Pasul 3 – Perioadă de tranziție
După expirarea perioadei de preaviz aplicabile, perioada de tranziție este, în principiu, de cel mult 30 de zile calendaristice. Pe durata perioadei de tranziție, dispozițiile contractuale privind Serviciul de Prelucrare a Datelor Vizat de Trecerea la Alt Furnizor rămân aplicabile.
Dacă realizarea trecerii la alt furnizor în perioada de tranziție de 30 de zile calendaristice nu este posibilă din punct de vedere tehnic, Kladero informează Clientul, în termen de 14 zile lucrătoare de la primirea cererii de trecere la alt furnizor, cu privire la motive și comunică o perioadă de tranziție alternativă care nu depășește șapte luni.
Clientul poate prelungi o singură dată perioada de tranziție cu o perioadă pe care o consideră adecvată pentru propriile scopuri.
Kladero sprijină Clientul și terții autorizați de acesta în procesul de trecere la alt furnizor, în măsura impusă de lege, acționează cu diligența necesară pentru menținerea continuității serviciilor, informează cu privire la riscurile cunoscute de Kladero pentru furnizarea neîntreruptă a serviciilor și asigură un nivel adecvat de securitate pe durata transferului și a perioadei de extragere a datelor.
1.1.4 Pasul 4 – Perioadă de extragere a datelor
După expirarea perioadei de tranziție, Kladero permite Clientului, pentru încă 30 de zile calendaristice, să extragă datele care trebuie să poată fi extrase în conformitate cu Data Act.
Clientul este responsabil să extragă integral datele puse la dispoziție în această perioadă de extragere a datelor sau să asigure extragerea acestora de către un terț autorizat de Client.
După expirarea perioadei de extragere a datelor, Kladero șterge integral datele exportabile și activele digitale care trebuie șterse în conformitate cu Data Act, cu condiția ca trecerea la alt furnizor să fi fost finalizată cu succes și ca ștergerea să nu fie împiedicată de obligații legale imperative sau de perioade mai lungi de păstrare convenite în mod valabil.
1.2 Metode disponibile pentru trecere și transfer
Exportul și transferul datelor exportabile și al activelor digitale se realizează printr-un API de export dedicat al Kladero.
Accesul la API de export necesită un token de acces separat. Kladero îl pune la dispoziția Clientului sau a unui terț autorizat de acesta după deschiderea procesului de trecere la alt furnizor.
1.3 Structurile datelor exportabile
În cazul în care nu au fost publicate specificații comune relevante sau standarde armonizate de interoperabilitate, Kladero pune la dispoziție datele exportabile într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit automat.
Datele structurate și conținutul textual sunt puse la dispoziție în format JSON. Fișierele încărcate sunt exportate în formatul lor original de fișier.
Registrul Online de mai jos indică datele care sunt exportabile și formatul în care acestea sunt puse la dispoziție.
1.4 Limitări și restricții tehnice cunoscute de Kladero
Exportul și transferul datelor pot fi supuse unor limitări tehnice, în special:
- 1) limitări ale numărului de apeluri permise către interfață într-o anumită perioadă (limitări ale cererilor);
- 2) împărțirea volumelor mari de date în mai multe extrageri parțiale succesive;
- 3) limitări de timp pentru operațiunile individuale de extragere, precum și alte restricții tehnice ale mediului de găzduire;
- 4) necesitatea unor etape de mapare, verificare și curățare în sistemul-țintă;
- 5) dependența de cooperarea Clientului, de exemplu prin furnizarea datelor de acces, a persoanelor de contact tehnice sau a informațiilor privind sistemul-țintă;
- 6) perioada de valabilitate a tokenurilor de acces furnizate, care poate impune reemiterea acestora la expirare;
- 7) ferestre de mentenanță planificate sau alte perioade de indisponibilitate temporară a interfeței;
- 8) modificări ale datelor de către Client sau utilizatorii săi în timpul unei operațiuni de export în curs;
- 9) diferențe între formatele, structurile sau versiunile datelor din Kladero Platform și cele din sistemul-țintă, care pot necesita adaptări în sistemul-țintă;
- 10) caracterul limitat și disponibilitatea limitată a conținutului istoric, deja șters sau care nu mai este păstrat în sistem;
- 11) diferențe de codificare a caracterelor sau de formate lingvistice, care pot necesita conversie; precum și
- 12) alte condiții tehnice care nu puteau fi prevăzute la momentul întocmirii prezentului registru.
Durata estimată a trecerii: Durata unei treceri depinde în special de volumul datelor și al activelor digitale care urmează să fie transferate, precum și de condițiile-cadru tehnice ale trecerii respective. Cu titlu orientativ, se poate estima o durată de 2 până la 4 săptămâni.
2. Registru Online
Datele exportabile și activele digitale sunt puse la dispoziție în formatele de date enumerate mai jos. Datele structurate și conținutul textual sunt disponibile în format JSON. Fișierele încărcate sunt exportate în formatul lor original de fișier.
| Categoria de date | Formatul datelor |
|---|---|
| Datele de cont și de profil ale Clientului și ale utilizatorilor, în măsura în care acestea sunt atribuite Clientului, iar transferul lor este permis de lege și necesar pentru trecerea la alt furnizor | JSON |
| Structurile organizaționale, configurațiile, Conținutul Clientului și Rezultatele Utilizării create în cadrul Serviciului de Prelucrare a Datelor Vizat de Trecerea la Alt Furnizor, în măsura în care acestea sunt atribuite Clientului sau pot fi reutilizate de acesta | Date structurate și conținut textual în format JSON; fișiere încărcate în formatul lor original de fișier |
| Metadate generate direct sau indirect prin utilizarea Serviciului de Prelucrare a Datelor Vizat de Trecerea la Alt Furnizor și necesare pentru atribuirea, interpretarea sau utilizarea ulterioară a datelor transferate | JSON |
| Alte active digitale pentru care Clientul, independent de raportul contractual cu Kladero, deține drepturile de utilizare necesare pentru transferul acestora | În funcție de tipul activului digital respectiv |
În cazul în care sunt publicate specificații comune relevante, standarde armonizate de interoperabilitate sau specificații deschise de interoperabilitate, Kladero actualizează în mod corespunzător acest Registru Online.