1. Introducere
Prezenta Politică de confidențialitate oferă informații despre modul în care Kladero GmbH (denumită în continuare „Kladero”, „noi” sau „nouă”) prelucrează date cu caracter personal. În special, prelucrăm date cu caracter personal referitoare la următoarele categorii de persoane:
- persoane care îi reprezintă pe Clienții noștri sau lucrează pentru aceștia (unde „Client” înseamnă orice persoană fizică sau juridică ce încheie un contract cu Kladero, fie în calitate de „Client Kladero pentru Produse”, dacă contractul privește accesul la un produs Kladero, fie în calitate de „Client Kladero pentru Servicii”, dacă contractul privește furnizarea de servicii de către Kladero), inclusiv persoane de contact, reprezentanți autorizați, administratori de cont, persoane de contact pentru facturare și utilizatori autorizați ai produselor sau serviciilor Kladero (denumiți în continuare, în mod colectiv, „Personalul și Utilizatorii Clientului”);
- Clienți care sunt persoane fizice;
- persoane care vizitează site-urile noastre web, ne contactează, participă la evenimentele noastre, interacționează cu comunicările noastre sau cu canalele noastre de rețele sociale ori își exprimă în alt mod interesul față de Kladero sau produsele ori serviciile sale (denumite în continuare, în mod colectiv, „Persoane Interesate”);
- persoane care creează un cont pentru Kladero Platform, accesează sau utilizează în alt mod Kladero Platform, în nume propriu sau în numele unei alte persoane ori organizații (denumite în continuare, în mod colectiv, „Utilizatorii Kladero Platform”);
- persoane care îi reprezintă pe furnizorii, furnizorii de servicii, consilierii profesioniști, partenerii de colaborare sau alți parteneri de afaceri ai noștri ori lucrează pentru aceștia (denumite în continuare, în mod colectiv, „Personalul Furnizorilor și Partenerilor de Afaceri”);
- Persoanele care candidează pentru un loc de muncă, un stagiu, realizarea unei lucrări de absolvire ori a altui proiect studențesc sau participă în alt mod la un proces de selecție conex desfășurat de Kladero (denumite colectiv „Candidați la Angajare”); și
- alte persoane care comunică sau interacționează în alt mod cu Kladero într-un context profesional sau de afaceri (denumite în continuare, în mod colectiv, „Alte Contacte de Afaceri”).
Prezenta Politică de confidențialitate se aplică Candidaților la Angajare atunci când aceștia:
- candidează pentru un loc de muncă, un stagiu, o lucrare de absolvire ori alt proiect studențesc la Kladero, ca răspuns la o oportunitate publicată sau printr-o candidatură spontană;
- transmit către Kladero documente de candidatură sau alte informații legate de o astfel de oportunitate;
- comunică cu Kladero sau participă la interviuri, evaluări sau alte activități în cadrul unui proces de selecție conex; sau
- au datele cu caracter personal transmise către Kladero de o agenție de recrutare, o instituție de învățământ, un contact profesional sau o altă parte terță în legătură cu o astfel de oportunitate.
Se pot aplica alte politici de confidențialitate atunci când interacționați cu Kladero în altă calitate, inclusiv ca Persoană Interesată, Client, membru al Personalului și Utilizatorilor Clientului, Utilizator Kladero Platform, membru al Personalului Furnizorilor și Partenerilor de Afaceri sau Alt Contact de Afaceri. Pentru prelucrările specifice acestor categorii, prezenta Politică de confidențialitate este completată de celelalte politici enumerate în secțiunea „Confidențialitate” a paginii noastre Centrul legal.
Atunci când o altă politică de confidențialitate se aplică unei interacțiuni sau unei activități de prelucrare distincte, acea politică guvernează prelucrarea respectivă.
2. Operatorul responsabil de prelucrare
Pentru activitățile de prelucrare acoperite de prezenta Politică de confidențialitate, Kladero acționează în calitate de operator și stabilește scopurile și mijloacele prelucrării. Datele de contact ale Kladero sunt următoarele:
- Societate: Kladero GmbH
- Adresă: Rüttenscheider Straße 120, 45131 Essen, Germania
- Administratori: Dr. Paul-Andrei Dragan, Sven Michael Smolka
- Telefon: +49 231 13751426
- Adresă de e-mail de contact pentru confidențialitate: contact@kladero.com
3. Definiții
În sensul prezentei Politici de confidențialitate, „date cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă. O persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un identificator precum un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online sau unul ori mai mulți factori specifici persoanei respective. Datele cu caracter personal nu includ informațiile care au fost anonimizate astfel încât persoana să nu mai fie identificabilă.
O „persoană vizată” este persoana fizică identificată sau identificabilă la care se referă datele cu caracter personal.
„Prelucrare” înseamnă orice operațiune efectuată asupra datelor cu caracter personal, prin mijloace automate sau nu, inclusiv colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea datelor cu caracter personal.
4. Temeiurile juridice ale prelucrării
Prelucrăm date cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul general privind protecția datelor („RGPD”) și cu alte acte normative aplicabile privind protecția datelor. Prelucrăm date cu caracter personal numai atunci când un temei juridic aplicabil permite prelucrarea. Temeiul juridic aplicabil fiecărei activități de prelucrare este indicat în secțiunea relevantă a prezentei Politici de confidențialitate.
4.1 Executarea unui contract
Prelucrăm date cu caracter personal atunci când următoarele sunt necesare:
- pentru a lua măsuri la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract; sau
- pentru a executa un contract la care sunteți parte.
Temeiul juridic este articolul 6 alineatul (1) litera (b) din RGPD („Executarea Contractului”). Acesta se poate aplica, de exemplu, când prelucrăm datele dumneavoastră pentru a primi și evalua candidatura, a verifica calificările și adecvarea, a comunica în cursul selecției sau a lua măsuri la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui raport contractual de muncă, de stagiu sau de altă natură cu Kladero.
4.2 Consimțământ
Prelucrăm date cu caracter personal în scopuri specifice atunci când v-ați dat consimțământul.
Temeiul juridic este articolul 6 alineatul (1) litera (a) din RGPD („Consimțământ”). Acesta se poate aplica, de exemplu, când consimțiți la păstrarea candidaturii pentru a fi luată în considerare pentru viitoare locuri de muncă, stagii, lucrări de absolvire ori alte oportunități.
Vă puteți retrage consimțământul în orice moment, cu efect pentru viitor. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere.
4.3 Obligații legale
Prelucrăm date cu caracter personal atunci când acest lucru este necesar pentru respectarea unei obligații legale care îi revine Kladero.
Temeiul juridic este articolul 6 alineatul (1) litera (c) din RGPD („Obligații Legale”). Acesta se poate aplica, de exemplu, când trebuie să respectăm legislația privind egalitatea de tratament sau protecția datelor, să răspundem unei autorități competente sau să îndeplinim obligații legale de păstrare a evidențelor.
4.4 Interese legitime
Prelucrăm date cu caracter personal atunci când acest lucru este necesar în scopul Intereselor noastre Legitime sau al celor ale unei terțe părți, cu condiția ca aceste interese să nu prevaleze asupra intereselor, drepturilor fundamentale sau libertăților dumneavoastră.
Temeiul juridic este articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD („Interese Legitime”). În funcție de activitatea de prelucrare, interesele urmărite includ:
- primirea, gestionarea și răspunsul la candidaturi și comunicări conexe atunci când prelucrarea nu se bazează pe Executarea Contractului;
- păstrarea unor evidențe de recrutare exacte și fiabile, atunci când sunt necesare pentru scopuri distincte de decizia de selecție;
- protejarea sistemelor, comunicărilor și datelor cu caracter personal împotriva utilizării abuzive, fraudei, accesului neautorizat, atacurilor și altor amenințări de securitate;
- documentarea consimțămintelor, retragerilor, opozițiilor, comunicărilor și altor activități relevante;
- îndeplinirea cerințelor de responsabilitate și probă; și
- constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în instanță.
Înainte de a ne întemeia pe Interese Legitime, evaluăm interesele relevante și luăm în considerare impactul potențial al prelucrării asupra persoanelor vizate.
Atunci când prelucrăm date cu caracter personal în temeiul Intereselor Legitime, vă puteți opune prelucrării din motive legate de situația dumneavoastră particulară, astfel cum este descris în secțiunea 5.
5. Drepturile dumneavoastră
Sub rezerva condițiilor și limitărilor prevăzute de legislația aplicabilă privind protecția datelor, aveți următoarele drepturi cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal:
5.1 Dreptul de acces
În conformitate cu articolul 15 din RGPD, aveți dreptul să obțineți confirmarea faptului că prelucrăm sau nu date cu caracter personal care vă privesc și, în caz afirmativ, să obțineți acces la respectivele date cu caracter personal și la informațiile prevăzute la articolul 15 din RGPD.
5.2 Dreptul la rectificare
În conformitate cu articolul 16 din RGPD, aveți dreptul să solicitați rectificarea datelor cu caracter personal inexacte care vă privesc și completarea datelor cu caracter personal incomplete.
5.3 Dreptul la ștergere
În conformitate cu articolul 17 din RGPD, aveți dreptul să solicitați ștergerea datelor cu caracter personal care vă privesc atunci când sunt îndeplinite cerințele legale aplicabile.
5.4 Dreptul la restricționarea prelucrării
În conformitate cu articolul 18 din RGPD, aveți dreptul să solicitați restricționarea prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal atunci când sunt îndeplinite cerințele legale aplicabile.
5.5 Dreptul la portabilitatea datelor
În conformitate cu articolul 20 din RGPD, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ sau pe un contract și este efectuată prin mijloace automate, aveți dreptul să primiți datele cu caracter personal pe care ni le-ați furnizat într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat și, atunci când este fezabil din punct de vedere tehnic, să solicitați transmiterea directă a acestor date către un alt operator.
5.6 Dreptul la opoziție
În conformitate cu articolul 21 din RGPD, atunci când prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal în temeiul intereselor legitime, aveți dreptul să vă opuneți prelucrării din motive legate de situația dumneavoastră particulară. Atunci când datele cu caracter personal sunt prelucrate în scopuri de marketing direct, aveți dreptul să vă opuneți în orice moment unei astfel de prelucrări, inclusiv creării de profiluri aferente.
5.7 Dreptul de a retrage consimțământul
În conformitate cu articolul 7 alineatul (3) din RGPD, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământul dumneavoastră, îl puteți retrage în orice moment, cu efect pentru viitor. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere.
5.8 Drepturi privind procesul decizional automatizat
În conformitate cu articolul 22 din RGPD, atunci când este aplicabil, aveți dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice în ceea ce vă privește sau vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă, sub rezerva excepțiilor legale și a garanțiilor aplicabile.
5.9 Dreptul de a depune o plângere
În conformitate cu articolul 77 din RGPD, aveți dreptul să depuneți o plângere la o autoritate de supraveghere competentă în materie de protecție a datelor, în special în statul membru al reședinței dumneavoastră obișnuite, al locului de muncă sau al locului presupusei încălcări.
Autoritatea de supraveghere competentă pentru Kladero este Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), ale cărei date de contact sunt disponibile la adresa https://www.ldi.nrw.de.
6. Date cu caracter personal prelucrate
În funcție de modul în care interacționați cu noi, putem prelucra următoarele categorii de date cu caracter personal.
6.1 Date cu caracter personal colectate direct de la dumneavoastră
Putem colecta direct de la dumneavoastră următoarele categorii de date cu caracter personal atunci când candidați pentru o oportunitate la Kladero sau participați în alt mod la un proces de selecție:
| Categoria datelor cu caracter personal | Descriere și exemple | Când le colectăm |
|---|---|---|
| Date de Identificare | Informații utilizate pentru a vă identifica sau distinge, precum prenumele, numele de familie, formula de adresare, titlul sau alt identificator personal. | Când candidați pentru o oportunitate la Kladero sau participați în alt mod la procesul de selecție. |
| Date de Contact | Informații utilizate pentru a comunica cu dumneavoastră, în special adresa de e-mail și, dacă sunt furnizate, numărul de telefon sau adresa poștală. | Când depuneți candidatura sau furnizați date de contact în timpul selecției. |
| Date Profesionale și privind Calificările | Informații privind educația, formarea, experiența profesională, calificările, competențele, certificările, lucrările academice și realizările profesionale sau academice relevante. | Când furnizați CV-ul, certificate, documente academice, mostre de lucrări sau alte informații despre calificări. |
| Date privind Candidatura | Informații privind candidatura, precum oportunitatea vizată, scrisoarea de intenție, CV-ul și alte documente depuse, remunerația dorită, data posibilă de începere, disponibilitatea și stadiul candidaturii. | Când depuneți sau actualizați o candidatură pentru un loc de muncă, un stagiu, o lucrare de absolvire ori alt proiect studențesc. |
| Date privind Candidatura și Corespondența | Conținutul și contextul comunicărilor cu Kladero privind candidatura, inclusiv e-mailuri, întrebări, răspunsuri, anexe și istoricul corespondenței. | Când comunicați cu Kladero privind o candidatură sau un proces de selecție. |
| Date privind Programările și Planificarea | Informații necesare pentru organizarea sau gestionarea întâlnirilor, precum disponibilitatea, data și ora preferate, fusul orar, formatul întâlnirii, opțiunile de programare și informațiile despre anulare sau reprogramare. | Când programați, reprogramați sau anulați un interviu ori altă întâlnire legată de recrutare. |
| Date privind Preferințele de Comunicare | Informații despre modul în care preferați să comunicăm, precum limba, canalul de comunicare și preferințele de comunicare legate de accesibilitate. | Când comunicați sau actualizați preferințele de comunicare în timpul selecției. |
| Evidențe privind Consimțământul | Evidențe care dovedesc acordarea, confirmarea, retragerea sau refuzul consimțământului, inclusiv formularea relevantă, informațiile de confidențialitate prezentate, metoda colectării, marcajele temporale, starea confirmării și înregistrările tehnice asociate. | Când acordați sau retrageți consimțământul, inclusiv pentru luarea în considerare la oportunități viitoare. |
| Date privind Cererile Persoanelor Vizate și Conformitatea | Informații privind cererile formulate în temeiul legislației privind protecția datelor, precum tipul și conținutul cererii, corespondența aferentă, informațiile de verificare a identității, evidențele evaluării și răspunsului nostru și eventualele restricții sau opoziții rezultate. | Când exercitați sau încercați să exercitați un drept privind datele dumneavoastră, depuneți o plângere privind confidențialitatea sau comunicați în alt mod cu noi despre protecția datelor. |
| Date privind Termenii, Notificările și Confirmările | Evidențe privind termenii, informațiile de confidențialitate, notificările, politicile, declarațiile sau alte informații juridice prezentate și orice acceptare sau confirmare, inclusiv versiunea, data, ora, metoda și înregistrările tehnice asociate. | Când vă prezentăm informații juridice sau vă solicităm să acceptați ori să confirmați o notificare sau declarație relevantă. |
| Alte Date Furnizate de Dumneavoastră | Orice alte date cu caracter personal furnizate voluntar care nu se încadrează în categoriile de mai sus, inclusiv cele din câmpuri de text liber, anexe sau alte materiale transmise către Kladero. | Când furnizați voluntar informații suplimentare în legătură cu o candidatură. |
Nu solicităm categorii speciale de date cu caracter personal, inclusiv informații privind sănătatea sau dizabilitatea, decât dacă acest lucru este necesar și permis de lege. Dacă documentele de candidatură sau alte informații furnizate de dumneavoastră conțin categorii speciale de date, le prelucrăm numai în măsura necesară și dacă prelucrarea este permisă de un temei juridic aplicabil conform articolului 6 RGPD și de o condiție prevăzută de articolul 9 RGPD.
6.2 Date cu caracter personal generate prin comunicările și activitățile noastre de recrutare
Putem genera următoarele categorii de date cu caracter personal când comunicăm cu Candidații la Angajare sau desfășurăm procese de selecție:
| Categoria datelor cu caracter personal | Descriere și exemple | Când le generăm |
|---|---|---|
| Date privind Livrarea și Starea Comunicării | Informații tehnice și de stare privind comunicările, precum starea livrării e-mailurilor, informații despre mesaje returnate, încercări nereușite de livrare și confirmarea livrării cu succes. | Când trimitem sau încercăm să trimitem comunicări privind candidaturile. |
| Date privind Recrutarea și Evaluarea | Informații generate în timpul selecției, precum notițe de interviu, evaluări, rezultate ale testelor, observații interne, decizii de selecție și motivele acestora. | Când Kladero examinează o candidatură, desfășoară un interviu sau o evaluare, evaluează adecvarea ori ia o decizie de selecție. |
| Date privind Evenimentele de Securitate și Prevenirea Utilizării Abuzive | Informații privind incidente de securitate sau utilizări abuzive reale sau suspectate, precum e-mailuri ori anexe suspecte, tentative de acces neautorizat și evidențe ale investigațiilor de securitate sau măsurilor corective. | Când sistemele noastre detectează, evaluează, previn, investighează sau răspund la utilizări abuzive suspectate ori amenințări de securitate privind informațiile de recrutare. |
6.3 Date cu caracter personal obținute de la părți terțe
În situații limitate, putem obține date cu caracter personal despre dumneavoastră de la terți sau din surse accesibile public.
Dacă obținem date cu caracter personal de la un terț și nu v-am furnizat încă informațiile relevante privind confidențialitatea, vi le transmitem în termenul prevăzut de articolul 14 RGPD, cu excepția cazului în care se aplică o derogare.
6.3.1 Agenții de recrutare și contacte profesionale
Dacă o agenție de recrutare sau un contact profesional vă recomandă ori depune o candidatură în numele dumneavoastră, putem primi Date de Identificare, Date de Contact, Date Profesionale și privind Calificările și Date privind Candidatura.
6.3.2 Universități și instituții de învățământ
Dacă o instituție de învățământ vă recomandă către Kladero sau transmite informații în legătură cu o oportunitate pentru studenți, putem primi Date de Identificare, Date de Contact, Date Profesionale și privind Calificările și Date privind Candidatura.
6.3.3 Platforme de relaționare profesională
Dacă examinăm informații profesionale disponibile pe o platformă de relaționare profesională în legătură cu candidatura dumneavoastră, putem obține Date de Identificare, Date de Contact și Date Profesionale și privind Calificările.
6.3.4 Referințe
Dacă obținem o referință privind candidatura dumneavoastră, putem primi Date Profesionale și privind Calificările și Date privind Candidatura și Corespondența aferente referinței.
7. Activități de prelucrare
Următoarele secțiuni descriu modul în care prelucrăm date cu caracter personal în cadrul activităților specifice de recrutare și selecție.
Pentru fiecare activitate oferim informații despre domeniul prelucrării, categoriile de date prelucrate, scopurile prelucrării și temeiul juridic aplicabil. După caz, explicăm și opțiunile disponibile.
7.1 Procesul de candidatură și selecție
7.1.1 Domeniu de aplicare
Această secțiune se aplică atunci când primim, examinăm, evaluăm și decidem asupra candidaturilor pentru locuri de muncă, stagii, lucrări de absolvire ori alte proiecte studențești, inclusiv candidaturi spontane, interviuri și alte evaluări.
7.1.2 Date cu caracter personal prelucrate, scopuri și temei juridic
| Date cu caracter personal prelucrate | Scopul prelucrării | Temei juridic |
|---|---|---|
| Date de Identificare | Pentru a vă identifica și a asocia candidatura cu procesul de selecție relevant | Executarea Contractului |
| Date de Contact | Pentru a comunica cu dumneavoastră privind candidatura și rezultatul selecției | Executarea Contractului |
| Date privind Candidatura | Pentru a primi, administra și evalua candidatura pentru oportunitatea relevantă | Executarea Contractului |
| Date Profesionale și privind Calificările | Pentru a vă evalua experiența, calificările și adecvarea pentru oportunitatea relevantă | Executarea Contractului |
| Date privind Candidatura și Corespondența | Pentru a răspunde întrebărilor și a comunica cu dumneavoastră pe durata selecției | Executarea Contractului |
| Date privind Programările și Planificarea | Pentru a organiza și desfășura interviuri și alte întâlniri legate de selecție | Executarea Contractului |
| Date privind Preferințele de Comunicare | Pentru a respecta preferințele de comunicare exprimate de dumneavoastră în timpul selecției | Executarea Contractului |
| Date privind Recrutarea și Evaluarea | Pentru a evalua Candidații la Angajare, a documenta evaluările și a decide dacă oferim oportunitatea relevantă | Executarea Contractului |
| Alte Date Furnizate de Dumneavoastră | Pentru a lua în considerare informațiile suplimentare furnizate de dumneavoastră, dacă sunt relevante pentru selecție | Executarea Contractului |
Atunci când prelucrarea se bazează pe Executarea Contractului, aceasta este necesară pentru evaluarea candidaturii și luarea unor măsuri la cererea dumneavoastră înaintea unui posibil raport contractual cu Kladero.
7.1.3 Opțiunile dumneavoastră
Trebuie să furnizați informațiile necesare pentru a vă identifica, a vă contacta și a vă evalua candidatura. Dacă nu furnizați informațiile necesare, este posibil să nu putem lua în considerare candidatura. Informațiile suplimentare care nu sunt necesare selecției sunt opționale.
7.2 Luarea în considerare pentru oportunități viitoare
7.2.1 Domeniu de aplicare
Această secțiune se aplică numai dacă vă dați separat consimțământul pentru păstrarea și luarea în considerare a candidaturii pentru viitoare locuri de muncă, stagii, lucrări de absolvire ori alte proiecte studențești, după selecția inițială.
7.2.2 Date cu caracter personal prelucrate, scopuri și temei juridic
| Date cu caracter personal prelucrate | Scopul prelucrării | Temei juridic |
|---|---|---|
| Date de Contact | Pentru a vă contacta despre viitoare locuri de muncă, stagii, lucrări de absolvire ori alte proiecte studențești potrivite | Consimțământ |
| Date privind Candidatura | Pentru a păstra și examina candidatura pentru oportunități viitoare potrivite | Consimțământ |
| Date Profesionale și privind Calificările | Pentru a evalua dacă calificările dumneavoastră corespund unei oportunități viitoare | Consimțământ |
| Date privind Recrutarea și Evaluarea | Pentru a ține cont de evaluările de recrutare anterioare în aprecierea adecvării pentru oportunități viitoare | Consimțământ |
| Evidențe privind Consimțământul | Pentru a documenta consimțământul și orice retragere a acestuia | Obligații Legale |
Atunci când prelucrarea se bazează pe Consimțământ, utilizăm informațiile relevante din candidatură numai pentru luarea în considerare pentru oportunități viitoare, conform consimțământului dumneavoastră. Prelucrăm Evidențele privind Consimțământul pentru a documenta respectarea cerințelor aplicabile de protecție a datelor.
7.2.3 Opțiunile dumneavoastră
Vă puteți retrage consimțământul oricând, cu efect pentru viitor, contactându-ne folosind datele de contact pentru confidențialitate din prezenta Politică de confidențialitate. Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării anterioare.
7.3 Securitate și prevenirea utilizării abuzive
7.3.1 Domeniu de aplicare
Această secțiune se aplică atunci când prelucrăm date cu caracter personal pentru a proteja comunicările, documentele și sistemele de recrutare, Datele privind Candidatura stocate și alte date personale de recrutare împotriva accesului neautorizat, utilizării abuzive, fraudei, atacurilor și altor amenințări de securitate.
7.3.2 Date cu caracter personal prelucrate, scopuri și temei juridic
| Date cu caracter personal prelucrate | Scopul prelucrării | Temei juridic |
|---|---|---|
| Date privind Evenimentele de Securitate și Prevenirea Utilizării Abuzive | Pentru a detecta, investiga și răspunde la utilizări abuzive suspectate sau incidente de securitate privind datele de recrutare | Interese Legitime |
| Date privind Livrarea și Starea Comunicării | Pentru a identifica comunicările de recrutare nelivrate și a păstra evidențe fiabile ale livrării | Interese Legitime |
Interesele noastre Legitime sunt protejarea datelor de recrutare, asigurarea comunicărilor fiabile și investigarea și gestionarea amenințărilor de securitate.
7.4 Cereri privind protecția datelor
7.4.1 Domeniu de aplicare
Această secțiune se aplică atunci când contactați Kladero pentru exercitarea drepturilor privind datele dumneavoastră cu caracter personal sau pentru a transmite o altă cerere legată de protecția datelor.
7.4.2 Date cu caracter personal prelucrate, scopuri și temei juridic
| Date cu caracter personal prelucrate | Scopul prelucrării | Temei juridic |
|---|---|---|
| Date de Identificare | Pentru a vă identifica și, când este necesar, a vă verifica identitatea | Obligații Legale |
| Date de Contact | Pentru a comunica cu dumneavoastră despre cerere | Obligații Legale |
| Date privind Cererile Persoanelor Vizate și Conformitatea | Pentru a evalua, prelucra, răspunde și documenta cererea | Obligații Legale |
Atunci când prelucrarea se bazează pe Obligații Legale, aceasta este necesară pentru primirea, evaluarea și soluționarea cererilor în temeiul legislației privind protecția datelor, verificarea identității solicitantului când este necesar și documentarea soluționării.
7.4.3 Opțiunile dumneavoastră
Trebuie să furnizați informațiile necesare identificării, verificării identității atunci când este cerută și înțelegerii obiectului cererii. În lipsa lor, este posibil să nu putem prelucra sau soluționa cererea.
7.5 Litigii și pretenții legale
7.5.1 Domeniu de aplicare
Această secțiune se aplică atunci când apare un litigiu între dumneavoastră și Kladero sau când datele cu caracter personal sunt necesare pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în instanță.
7.5.2 Date cu caracter personal prelucrate, scopuri și temei juridic
| Date cu caracter personal prelucrate | Scopul prelucrării | Temei juridic |
|---|---|---|
| Date de Identificare | Pentru a identifica persoanele implicate în litigiu sau pretenție | Interese Legitime |
| Date de Contact | Pentru a comunica cu dumneavoastră și alte persoane relevante despre litigiu sau pretenție | Interese Legitime |
| Date privind Candidatura | Pentru a stabili obiectul și împrejurările unui litigiu sau ale unei pretenții privind candidatura | Interese Legitime |
| Date Profesionale și privind Calificările | Pentru a evalua probe relevante pentru calificările sau adecvarea contestate | Interese Legitime |
| Date privind Recrutarea și Evaluarea | Pentru a investiga deciziile de selecție și a păstra probele relevante | Interese Legitime |
| Date privind Candidatura și Corespondența | Pentru a evalua pozițiile persoanelor implicate și a documenta gestionarea litigiului | Interese Legitime |
| Date privind Termenii, Notificările și Confirmările | Pentru a stabili ce notificări sau declarații au fost prezentate sau confirmate | Interese Legitime |
| Date privind Evenimentele de Securitate și Prevenirea Utilizării Abuzive | Pentru a investiga împrejurări legate de securitate și, după caz, a păstra probele relevante | Interese Legitime |
Interesele noastre Legitime sunt investigarea și soluționarea litigiilor, protejarea drepturilor legale ale Kladero, păstrarea probelor relevante și constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în instanță.
7.6 Conformitatea cu legislația de protecție a datelor și documentarea
7.6.1 Domeniu de aplicare
Această secțiune se aplică atunci când păstrăm sau prelucrăm informații pentru a respecta legislația aplicabilă privind protecția datelor și a demonstra respectarea acesteia.
7.6.2 Date cu caracter personal prelucrate, scopuri și temei juridic
| Date cu caracter personal prelucrate | Scopul prelucrării | Temei juridic |
|---|---|---|
| Evidențe privind Consimțământul | Pentru a demonstra că a fost obținut consimțământul corespunzător și că orice retragere ulterioară a fost respectată | Obligații Legale |
| Date privind Cererile Persoanelor Vizate și Conformitatea | Pentru a documenta gestionarea cererilor de protecție a datelor și a demonstra respectarea cerințelor aplicabile | Obligații Legale |
| Date de Identificare | Pentru a documenta verificarea identității în legătură cu o cerere de protecție a datelor | Obligații Legale |
| Date privind Termenii, Notificările și Confirmările | Pentru a documenta informațiile de confidențialitate furnizate Candidaților la Angajare și confirmările relevante | Obligații Legale |
| Date privind Cererile Persoanelor Vizate și Conformitatea | Pentru a constata, exercita sau apăra drepturi în instanță și a răspunde, după caz, solicitărilor sau procedurilor care implică autorități de supraveghere | Interese Legitime |
Interesele noastre Legitime sunt constatarea, exercitarea și apărarea drepturilor în instanță și demonstrarea legalității prelucrării, atunci când aceasta nu este deja impusă de o obligație legală specifică.
8. Destinatarii datelor cu caracter personal
Divulgăm date cu caracter personal numai atunci când este necesar în scopurile descrise în prezenta Politică de confidențialitate. Nu vindem și nu comercializăm date cu caracter personal.
În funcție de activitatea de prelucrare relevantă, datele cu caracter personal pot fi divulgate următorilor destinatari:
- angajaților autorizați și altor membri ai personalului Kladero care au nevoie de acces la datele cu caracter personal pentru a-și îndeplini atribuțiile;
- consilierilor profesioniști, inclusiv avocaților, consultanților fiscali, contabililor și auditorilor;
- autorităților publice, instanțelor și altor organisme publice atunci când divulgarea este impusă sau permisă de legislația aplicabilă; și
- altor destinatari atunci când ați autorizat în mod expres divulgarea sau când divulgarea este impusă ori permisă în alt mod de legislația aplicabilă.
Colaborăm și cu prestatori de servicii care prelucrează date cu caracter personal în cadrul proceselor noastre de recrutare și selecție și al comunicărilor aferente. Principalii prestatori sunt prezentați mai jos:
| Categoria prestatorului de servicii | Prestator | Locul principal de prelucrare |
|---|---|---|
| Infrastructură de găzduire și stocare | Hetzner Online GmbH | Uniunea Europeană |
| E-mail de afaceri și aplicații de afaceri conexe | Societățile din grupul Zoho | Uniunea Europeană și, în situații limitate, alte țări |
9. Păstrarea și ștergerea datelor cu caracter personal
Păstrăm datele cu caracter personal numai atât timp cât este necesar pentru scopurile în care au fost colectate, cu excepția cazului în care păstrarea în continuare este impusă sau permisă de legislația aplicabilă.
Perioada de păstrare aplicabilă depinde de natura datelor cu caracter personal, scopul relevant al prelucrării și orice perioade legale aplicabile de păstrare sau prescripție.
9.1 Perioade principale de păstrare
Perioadele principale de păstrare aplicabile activităților descrise în prezenta Politică de confidențialitate sunt prezentate mai jos:
| Perioada de păstrare | Date cu caracter personal și contextul prelucrării |
|---|---|
| Până la încheierea procesului de candidatură și selecție | Date privind Candidatura, Date Profesionale și privind Calificările, Date privind Candidatura și Corespondența, Date privind Programările și Planificarea și Date privind Recrutarea și Evaluarea necesare pentru selecție |
| În general, până la șase luni de la respingere sau încheierea selecției | Date privind Candidatura, Date Profesionale și privind Calificările, Date privind Candidatura și Corespondența și Date privind Recrutarea și Evaluarea Candidaților la Angajare nereușiți, când sunt necesare pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în instanță |
| Până la 12 luni de la acordarea consimțământului sau până la retragerea lui, oricare intervine prima | Date de Contact, Date privind Candidatura, Date Profesionale și privind Calificările și Date privind Recrutarea și Evaluarea păstrate cu consimțământ pentru oportunități viitoare |
| Pe perioada cerută de regulile de confidențialitate și păstrare aplicabile raportului care rezultă | Date privind Candidatura și Date Profesionale și privind Calificările ale Candidaților la Angajare selectați, în măsura necesară pentru raportul rezultat de muncă, stagiu, lucrare de diplomă sau proiect |
| În general, trei ani de la sfârșitul anului calendaristic în care s-a încheiat activitatea, dacă este necesar pentru documentarea conformității sau pentru constatarea, exercitarea ori apărarea drepturilor în instanță | Evidențe privind Consimțământul, Date privind Termenii, Notificările și Confirmările, Date privind Cererile Persoanelor Vizate și Conformitatea, |
| Până la investigarea și soluționarea incidentului de securitate și, dacă este necesar, pentru o perioadă suplimentară de documentare a conformității sau a pretențiilor legale | Date privind Evenimentele de Securitate și Prevenirea Utilizării Abuzive |
9.2 Păstrare prelungită
Putem păstra date cu caracter personal peste perioadele principale de păstrare atunci când acest lucru este impus de obligații aplicabile de păstrare comerciale, fiscale, contabile sau de altă natură prevăzute de lege ori atunci când păstrarea este necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în instanță.
Cu excepția cazului în care se aplică un alt termen de prescripție, evidențele relevante pentru potențiale pretenții de drept civil pot fi, în general, păstrate până la expirarea termenului legal general de prescripție. Potrivit dreptului german, această perioadă este, în general, de trei ani și începe de regulă la sfârșitul anului calendaristic în care a apărut pretenția relevantă și partea îndreptățită să o invoce a luat cunoștință sau ar fi trebuit să ia cunoștință de împrejurările relevante.
Se pot aplica perioade mai lungi atunci când există proceduri în curs, un termen de prescripție a fost suspendat sau a început să curgă din nou, o pretenție a fost stabilită printr-o hotărâre cu efect juridic sau se aplică o perioadă specială legală de păstrare ori prescripție.
Dacă datele sunt păstrate exclusiv pentru o obligație legală sau pentru pretenții juridice, le restricționăm prelucrarea la aceste scopuri. În perioada prelungită, datele nu sunt utilizate pentru recrutare, oportunități viitoare sau alte scopuri operaționale obișnuite.
9.3 Ștergere și anonimizare
După expirarea perioadei de păstrare aplicabile, ștergem sau anonimizăm în mod ireversibil datele cu caracter personal, cu excepția cazului în care păstrarea în continuare este impusă sau permisă de legislația aplicabilă.
Ștergerea poate avea loc printr-un proces programat de ștergere, și nu imediat după expirarea perioadei relevante de păstrare.
Datele cu caracter personal conținute în sistemele de backup pot rămâne pentru o perioadă limitată până când backupul relevant este suprascris sau șters în conformitate cu procedurile noastre de backup. În această perioadă, datele nu sunt utilizate în scopuri operaționale obișnuite și sunt restaurate numai atunci când este necesar pentru continuitatea activității, securitate sau recuperare în caz de dezastru.
10. Proces decizional automatizat
Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri, care produc efecte juridice în ceea ce vă privește sau vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă în sensul articolului 22 din RGPD.
11. Transferuri internaționale de date
Infrastructura principală de găzduire a Kladero este situată în Uniunea Europeană. Unii dintre furnizorii noștri de servicii pot prelucra date cu caracter personal în afara Spațiului Economic European (SEE).
Atunci când datele cu caracter personal sunt transferate într-o țară pentru care Comisia Europeană a adoptat o decizie privind caracterul adecvat al nivelului de protecție, ne bazăm pe această decizie. Atunci când nu există o decizie aplicabilă privind caracterul adecvat al nivelului de protecție, utilizăm garanții adecvate în conformitate cu articolul 46 din RGPD, în special clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene.
Ne puteți solicita, utilizând datele de contact furnizate în prezenta Politică de confidențialitate, informații suplimentare privind garanțiile aplicabile unui anumit transfer, inclusiv informații despre modul de obținere a unei copii a garanțiilor relevante.
12. Modificări ale prezentei Politici de confidențialitate
Putem modifica prezenta Politică de confidențialitate pentru a reflecta schimbările legislației aplicabile, ale serviciilor noastre sau ale activităților noastre de prelucrare.
Versiunea actuală a prezentei Politici de confidențialitate este disponibilă pe site-ul nostru web. Atunci când o modificare afectează în mod semnificativ prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal sau drepturile dumneavoastră, vă vom informa înainte ca modificarea să producă efecte. Atunci când o modificare necesită consimțământul dumneavoastră, îl vom solicita înainte de a efectua prelucrarea relevantă.
13. Informații privind minorii
Site-urile noastre web, produsele și serviciile sunt destinate persoanelor cu vârsta de cel puțin 18 ani și nu sunt adresate minorilor.
Nu colectăm cu bună știință date cu caracter personal de la persoane cu vârsta sub 18 ani. Dacă luăm cunoștință că am colectat date cu caracter personal de la un minor, vom lua măsurile corespunzătoare pentru a le șterge, cu excepția cazului în care suntem obligați prin lege sau ni se permite în alt mod să le păstrăm.
Dacă considerați că este posibil să fi colectat date cu caracter personal de la o persoană cu vârsta sub 18 ani, vă rugăm să ne contactați utilizând datele de contact pentru confidențialitate furnizate în prezenta Politică de confidențialitate.
14. Limbă
Prezenta Politică de confidențialitate poate fi pusă la dispoziție în mai multe limbi. În caz de neconcordanță între versiunea în limba engleză și o versiune tradusă, versiunea în limba engleză prevalează.